אינבוקס זירו Inbox Zero: מדריך לשיפור פרודוקטיביות בעסק הקטן

״אינבוקס זירו״ (״Inbox Zero״) היא שיטה לניהול תיבת המייל באופן שמשפר פרודוקטיביות, חוסך זמן ועוזר להתמקד במשימות שלכם. הרעיון הוא פשוט:  האינבוקס הוא לא מקום אחסון למיילים, אלא תחנת מעבר. בכל רגע נתון צריכים להיות קרוב לאפס מיילים באינבוקס, ואתם צריכים להשקיע קרוב לאפס שעות ביום בטיפול בהם. יש כל מיני דרכים ליישם אינבוקס זירו: במדריך הזה אני מסבירה את הדרך שעובדת לי כבר יותר מעשור, אבל אפשר ורצוי לחפש עוד מדריכים ברשת ולמצוא את הדרך שעובדת לכם. מה שבאמת חשוב זה שתקחו מפה את הרעיון הבסיסי: תיבת המיילים שלכם יכולה וצריכה להיות ריקה; זה הרבה יותר פשוט ממה שאתם חושבים; ואם תעשו קצת מאמץ כדי שזה יקרה, תגלו שהעסק שלכם מתנהל טוב יותר.

לתת למיילים להצטבר באינבוקס זה כמו לאגור את הכלים בכיור

לפני הרבה שנים כשהייתי רווקה וגרתי לבד, הייתי אוגרת את כל הכלים המלוכלכים שלי בכיור במקום לשטוף אותם אחרי כל ארוחה. כשהייתי צריכה לאכול הייתי דגה מהכיור צלחת או כוס ושוטפת רק אותם, ואחרי הארוחה מחזירה לערימה בכיור. בעצם, הפכתי את הכיור לשטח האחסון של הכלים במקום הארונות.

אני לא יודעת מה המדיניות של שטיפת הכלים אצלכם בבית, אבל אני מנחשת שאתם מתנהלים עם המייל שלכם פחות או יותר כמו שאני התנהלתי עם הכלים.

תמונת אילוסטרציה של תיבת מייל ממוצעת

לאחסן את הכלים בכיור בסך הכל עבד לי לא רע כל עוד גרתי לבד - אבל כשהגיעו בן הזוג והילדים, נאלצתי לאמץ הרגלים חדשים. גם תיבת מייל עמוסה ומבולגנת שכל המיילים שקיבלתם אי פעם נערמים בה, זה סידור שיכול לעבוד לכם בשלב מסוים בחיים - אבל אם אתם מנסים לנהל עסק, כדאי לכם לאמץ הרגלים שמתאימים לאנשים שצריכים להיות פרודוקטיביים.

אם אתם נותנים למיילים להצטבר באינבוקס, העסק שלכם משאיר כסף על הרצפה בזמן שאתם מפספסים עסקאות, סופגים קנסות מהרשויות ומבזבזים זמן יקר בגלל שפספסתם מיילים חשובים.

למה זה לא רעיון טוב להתיחס לאינבוקס בתור שטח אחסון?

גם בלי לראות את האינבוקס שלך אני יכולה להגיד לך שיש שם כרגע אלפי מיילים, אם לא עשרות אלפים:

• אתם מפספסים מיילים חשובים כל הזמן (הצעות מחיר משתלמות, לקוחות שסגרו במקום אחר ודדליינים שאתם משלמים קנסות כי לא עמדתם בהם)

• אתם מבזבזים המון זמן כל פעם שאתם מנסים למצוא שם משהו

• אתם מוצפים כל פעם שאתם נכנסים לאינבוקס, נזכרים בכל המשימות ששכחתם שמחכות לכם שם ובסוף לא מטפלים גם במה שתכננתם.

כל ההתעסקות שלכם עם מיילים היא סיוט; ובלית ברירה עברתם להשתמש בווטסאפ (שגם הופך עמוס יותר מיום ליום, אבל זה כבר סיפור אחר). כל זה יכול להראות אחרת לגמרי כשהאינבוקס כמעט ריק, מכיל רק מיילים חדשים שעוד לא טופלו, ויש לך סיסטם כדי לטפל בהם במהירות בלי לאבד מיילים חשובים ובלי לבזבז על זה זמן.

אם האינבוקס זה לא שטח אחסון, מה זה כן?

האינבוקס הוא תחנת מעבר. הרעיון של אינבוקס זירו פשוט מאד - כל מייל נשאר באינבוקס (במצב ״לא נקרא״) עד שתתפנו לטפל בו, ואז הוא יוצא משם לאחד משני מקומות: לארכיון או לאשפה.

• מיילים שאנחנו מתייקים בארכיון הם מיילים שאנחנו רוצים לשמור לעיון עתידי. כדי שיהיה לנו קל למצוא אותם, נעזר גם בכלי התוויות.

• מיילים שאנחנו מעבירים לאשפה הם כאלה שאנחנו יכולים ורוצים להפרד מהם לתמיד ללא אפשרות שיחזור.

כמובן שצריך להכנס לאינבוקס כל יום ולרוקן אותו, כדי שמספר המיילים שמחכים לטיפול והעברה יהיה כל הזמן חד ספרתי - אבל כשיש כל כך מעט מיילים לטפל בהם כל פעם, הכניסה לאינבוקס כבר לא תהיה האירוע המציף ושואב הזמן שהוא עכשיו, אלא משהו שאפשר לתקתק בכמה דקות - ובלי לפספס שום מייל.

כשתיבת המייל מפסיקה להיות מחסן מיילים, ומתחילה להיות תחנת מעבר זמנית, קורים כמה דברים:

1. שום דבר חשוב לא מתפספס: כשיש אלפי מיילים באינבוקס מיילים חשובים נעלמים לך בין מאות הודעות ספאם, ניוזלטרים חסרי חשיבות וסתם מיילים ישנים ולא רלוונטיים. בשיטת אינבוקס זירו אתם לא מפספסים שום מייל אף פעם.

2. חוסכים זמן: כשהאינבוקס מפוצץ לוקח זמן למצוא את המיילים שאנחנו צריכים לטפל בהם בתוך כל הבלגן. אינבוקס זירו מפנה לך זמן יקר שאפשר להקדיש לפעולות שמייצרות הכנסה.

3. פחות הצפה, יותר שליטה: עשרות מיילים באינבוקס מסיחים את דעתך מהמשימה שרצית לעשות. בשיטת אינבוקס זירו קל להתמקד רק במה שחשוב ורלוונטי באותו רגע ולשלוט בנטייה להתפזר.

אם יש לך הפרעת קשב וריכוז, תיבת המייל עמוסה היא כמו שדה מוקשים של הסחות, דחיינות ורעש מנטלי בשבילך. אינבוקס זירו יכול להוות את ההבדל בין תחושת אשמה תמידית על כל הדברים שמצטברים לך באינבוקס ללא טיפול, ובין יכולת להתרכז במה שבאמת חשוב בכל רגע נתון.

איך עושים אינבוקס זירו?

בשני שלבים: שלב הפינוי ושלב התחזוקה.

• השלב הראשון הוא לפנות את האינבוקס ולהשאיר אותו ריק ונקי. השלב הזה הוא ארוך ומצריך זמן וסבלנות - אבל החדשות הטובות הן שצריך לעשות אותו רק פעם אחת.

• השלב השני הוא לתחזק את האינבוקס, כדי שהוא לא יתמלא מחדש. השלב הזה הוא פשוט ומהיר - אבל הוא ידרוש מכם להטמיע סיסטם והרגלי עבודה חדשים כדי לשמר את האינבוקס נקי לתמיד.

  
  

שלב ראשון: פינוי של האינבוקס

יש שלוש דרכים לרוקן את האינבוקס: המהירה, המתחכמת או היסודית:

1. הדרך המהירה - למחוק הכל: בוחרים את כל ההודעות ומוחקים את כולן. הבעיה: על הדרך תמחקו גם המון מיילים חשובים, לכן זו לא הדרך המומלצת בעיני.

2. הדרך המתחכמת - להעביר הכל לארכיון: בוחרים את כל ההודעות ומעבירים את כולן לארכיון. ככה האינבוקס יתרוקן, אבל כל המיילים עדיין יהיו זמינים בחיפוש. הבעיה: כשתרצו לחפש מיילים ישנים אבל חשובים, תתקשו למצוא אותם בין אלפי או עשרות אלפי תוצאות החיפוש. זו לא הדרך הכי טובה בעיני, אבל אם זה מה שיעודד אתכם לעשות את הצעד הראשון, חד משמעית ככה כדאי להתחיל.

3. הדרך היסודית - למחוק מה שלא צריך, ולהעביר לארכיון את השאר: עוברים על המיילים ומחליטים מה אפשר למחוק ומה צריך לשמור. הבעיה: זה לוקח המון זמן. אבל רגע לפני שאתם מגלגלים עיניים ונוטשים את המדריך, יש לי טיפים איך לעשות את זה בצורה כמה שיותר מהירה ויעילה. זו הדרך הכי טובה בעיני להגיע לאינבוקס זירו, אבל גם אם החלטתם לעשות קיצור דרך ולהתחיל מהדרך המתחכמת זה מצוין - תמיד אפשר ליישם בהמשך את הדרך היסודית.

אם אתם בוחרים בדרך 1 או 2, אתם יכולים לדלג ישר לשלב הבא; אבל אם אתם בוחרים בדרך היסודית, פנו לעצמכם זמן. זה לא משהו שאפשר לעשות על הדרך: אתם צריכים לשבת ליד המחשב (אל תנסו אפילו בטלפון), לפנות לזה לפחות כמה שעות ולהיות מרוכזים רק בזה. הזמן האידאלי בעיני לעשות את זה הוא כשהעסק מושבת בלית ברירה (למשל בגלל מצב בטחוני), ואתם צריכים תעסוקה כדי להעביר את הזמן.

מחיקה בעזרת כלי החיפוש והסינון

הרעיון הוא כזה:

אנחנו רוצים למחוק כמה שיותר מיילים - כדי שיהיה קל לחפש ולמצוא רק את המיילים הבאמת חשובים.

אנחנו גם רוצים לחסוך זמן - כלומר לא לעבור על עשרת אלפים המיילים אחד אחד, אלא למחוק כמה שאפשר במקבצים של עשרות, מאות ולפעמים אלפי מיילים.

כדי לעשות זאת נשתמש בכלי החיפוש: נחפש מיילים שאנחנו יודעים שאפשר למחוק, ונמחק בבת אחת את כל תוצאות החיפוש.

הנה כמה רעיונות לסוגי חיפוש שיעלו תוצאות של מיילים שבדרך כלל לא צריך לשמור:

• לפי נושא: כמה רעיונות לנושאים נפוצים -

  • ניוזלטרים (נחפש לפי מילים בגוף המייל כמו ״הסר״ או ״unsubscribe״) . טיפ - אם אתם כבר מזמן לא טורחים לקרוא את הניוזלטר, לא לשכוח להסיר את עצמכם מהתפוצה לפני המחיקה.

  • פרסומות (נחפש לפי המילה ״פרסומת״ בכותרת)

  • קודי אבטחה (נחפש לפי מילים בגוף המייל כמו ״קוד הזיהוי״, ״קוד לאימות״, ״קוד המשתמש״ או ״verification code״)

  • הודעות עדכון על משלוחים שנמצאים בדרך אליכם וכבר מזמן הגיעו (נחפש לפי המילים ״המשלוח שלך״ בגוף המייל)

  • התראות אבטחה (נחפש לפי הביטוי ״התראת אבטחה״ בנושא המייל)

  • הודעות מהאתר/מערכת ה-CRM שלכם (כמו טופס פנייה חדש, הזמנה חדשה, הסרה מרשימת תפוצה וכו)

• לפי תאריך: אפשר לבחור תאריך מסוים ולמחוק את כל המיילים שקיבלתם או שלחתם לפני כן. זה יכול להיות התאריך שבו פתחתם את העסק, או תאריך של שבע שנים אחורה (כלומר, ללא חשש שתמחקו מסמכים חשבונאיים שאתם אמורים לשמור)

• לפי נמענים: אפשר למחוק את כל הסטורית ההתכתבות עם אנשים ספציפיים, למשל בעלת הדירה שעזבתם לפני שנים, המחנכים של הילדים שלכם משנים קודמות, מקומות עבודה שעזבתם וכו.

תוך כדי חיפוש תמצאו עוד מיילים שתזהו שהם מיותרים ותוכלו להשתמש בכתובת ממנה הם נשלחו או בכותרת שלהם כדי לחפש ולמחוק במרוכז עוד ועוד מקבצים.

אפשר להשתמש בכלי החיפוש גם ככלי להגדרת מסננים: במקום למחוק ידנית את תוצאות החיפוש, אפשר להגדיר מסנן שימחק גם את המיילים שכבר הגיעו, וגם כל מייל עתידי שיגיע מאותה כתובת או יכיל את אותן מילות חיפוש

למתקדמים - אפשר להשתמש בכלי הסינון כדי להגדיר מה נרצה שיקרה כל פעם שמגיע מייל כזה. המסנן יכול להגדיר שכל מייל כזה יימחק - אבל אפשר גם להגדיר שהמסנן יחול רטרואקטיבית על כל המיילים מהסוג הזה שכבר הגיעו, וגם לחול אוטומטית על כל מייל חדש מאותו סוג שיגיע בעתיד.

תיוק בעזרת כלי התוויות, החיפוש והסינון

גם פה נרצה לתייק כמה שיותר מיילים במקבצים, ונשתמש באותם כלי חיפוש וסינון כדי לאתר מקבצים של מיילים שחשוב לשמור. במקום למחוק את המקבצים האלה, נוסיף להם תוויות - כדי להקל על עצמנו לאתר אותם בעתיד, ואז נעביר אותם במרוכז לארכיון. כל התוויות מוצגות בסיידבר של תיבת המייל. כשאנחנו לוחצים על תווית ברשימה, נראה את כל המיילים שהוספנו להם את אותה תווית. אפשר לבחור קבוצה של מיילים דרך החיפוש, ולהוסיף לכולם תווית לפני שמעבירים את כולם לארכיון.

פיצ׳ר ממש מוצלח של כלי התוויות הוא האפשרות לייצר היררכיה: לדוגמה, אפשר ליצור תווית ״ספקים״ ומתחתיה אפשר ליצור תת-תווית נפרדת לכל אחד מהספקים שלך - הרו״ח, המעצב הגרפי, מנהלת הקמפיינים וכן הלאה.

למתקדמים - אפשר להשתמש גם פה בכלי הסינון כך שכל מייל שיגיע בעתיד מנמען מסוים או עם נושא מסוים יקבל אוטומטית את התווית המתאימה, וכך כל המיילים האלה ירוכזו מתחת לתווית הזאת ויהיה קל למצוא אותם - למשל כל המיילים מהרו״ח תחת התווית ״רו״ח״, כל ההזמנות מהאתר תחת תווית ״הזמנות״ וכן הלאה.

אם אחרי כל המחיקה והתיוק האינבוקס עדיין לא התרוקן, אפשר להעביר את כל מה שנשאר לארכיון ללא תיוק. בהמשך תמיד תוכלו לעשות סבבי מחיקה ותיוק נוספים.

שלב שני: תחזוקה של האינבוקס

מזל טוב, עשיתם את זה! האינבוקס שלכם ריק - עכשיו איך שומרים על זה?

אתם צריכים לבנות לכם סיסטם. אם תמשיכו להכנס למייל רק פעם ב - כל פעם שתיכנסו תהיה שם ערימה של מיילים חדשים שצריך לטפל בהם, זה יקח המון זמן, ואתם תסגרו את המייל ותעברו למשימה הבאה. אחרי כמה זמן פשוט תגלו שחזרתם לנקודת ההתחלה ושוב צריך להתחיל את שלב הפינוי.

להתרגל להכנס לאינבוקס בזמנים קבועים

זה הזמן לעשות סוויץ׳ המחשבתי ולהבין שצריך לאמץ הרגל חדש - להכנס לאינבוקס בזמנים קבועים ולטפל בכל מה שנמצא שם. באיזו תדירות עושים את זה? תלוי מאד בקצב של המיילים הנכנסים שלכם ובאיך שיום העבודה שלכם נראה. אני למשל אוהבת להתחיל את הבוקר בבדיקת מיילים, אחר כך אני עובדת ברצף כמה שעות, ולפני שאני קמה לארוחת צהריים אני בודקת שוב. זה לא באמת משנה מתי ובאיזו תדירות אתם תעשו את זה; מה שחשוב זה שתמצאו את הסיסטם שעובד לכם, ותקפידו להפוך את זה להרגל קבוע בשגרת היום או השבוע שלכם.

מה עושים בכל ביקור באינבוקס?

בגדול, מה שעשינו בשלב הפינוי, רק בקטנה, כי מדובר במיילים בודדים:

• קוראים את המייל

• אם הוא לא חשוב - מוחקים מיד (פרסומות למשל, וגם את רוב הניוזלטרים אפשר למחוק מיד אחרי שקראתם)

• אם הוא כן חשוב - בודקים אם אפשר לטפל בו מייד או לא:
  

  מיילים שאפשר לטפל בהם מיד הם כאלה שלא מצריכים יותר מדקה/שתיים, למשל:

  • מיילים שאפשר לענות להם במשפט או שניים, נגיד לאשר שעה של פגישה או להגיב על שאלה פשוטה של לקוח

  • מיילים שמבקשים לבצע משימה קצרה ופשוטה, למשל לחתום על מסמך דיגיטלי או למלא טופס גוגל פורם פשוט

  במיילים כאלה מטפלים מייד ואז מוחקים או מעבירים לארכיון.
  

  מיילים שאי אפשר לטפל בהם מיד הם כאלה שאין לכם מספיק זמן לטפל בהם או שזה משהו שאתם עדיין לא יכולים לעשות, למשל:

  • הצעת מחיר שצריך לעבור עליה באופן יסודי

  • תזכורת להכין מסמכים לדו״ח שנתי שחלקם עדיין לא זמינים לך

  • בקשה להכין מסמך או מצגת שדורשים יותר מכמה דקות עבודה. מיילים כאלה אפשר:

    • להמיר למשימה - בין אם זה ביומן, בתוכנת תזכורות, בכלי המשימות של גוגל או במחברת פיסית - תרשמו לכם בדיוק מה אתם צריכים לעשות ולמתי, ואת המייל תמחקו או תעבירו לארכיון.

    • להשאיר באינבוקס לכמה ימים עד שתתפנו לטפל בהם - כל עוד יש באינבוקס מספר חד ספרתי של מיילים אין בעיה לעשות את זה כי אין חשש שהם יעלמו בין ערימות של מיילים חדשים.

    • להשתמש בכלי לטיפול בהמשך כדי שהמייל יקפוץ בחזרה לאינבוקס במועד שבו נוח לכם לטפל בו.

      
      

ככה נראה האינבוקס שלי נכון לרגע כתיבת הפוסט: אין בעיה להשאיר באינבוקס כמה מיילים שתרצו להגיע אליהם בימים הקרובים, כל עוד אתם מקפידים לפנות אותם משם ולא לתת להם להצטבר

אינבוקס זירו הוא אחת המתנות הכי טובות שנתתי לעצמי. אימצתי את השיטה לפני יותר מעשר שנים ועד היום האינבוקס שלי מסודר. למרות שנגמלתי גם מההרגל לצבור כלים בכיור, עד עצם היום הזה אין לי בעיה ללכת לישון עם כיור עמוס, אבל אין מצב שאני מצליחה להרדם אם האינבוקס שלי מבולגן! סדר עדיפויות זה הכל בחיים.

---

מרגישים שהעסק מבולגן ואתם לא בפוקוס? דברו איתי ונבדוק איך אני יכולה לעזור במסגרת ליווי עסקי.