9 רעיונות למשימות בק-אופיס לשיפור פרודוקטיביות בעסק

איך אפשר למנף תקופת משבר בעסק לקידום פרודוקטיביות? אספתי 9 רעיונות למשימות ארגון ושיפור תשתיות עסקיות שישפרו את הפרודוקטיביות שלכם בזמנים שבהם יש לכם פחות עבודה בשוטף. ביניהן תמצאו גם משימות פשוטות, טכניות ורפטיטיביות, ולכן מושלמות לביצוע גם בחלונות זמן קטנים או במצב של עייפות וחוסר ריכוז. 

[המדריך נכתב ביוני 2025, בעיצומה של מלחמת עם כלביא. בישראל כולנו מכירים יותר מדי טוב את הרגע הזה שבו אנחנו נזרקים בבת אחת משגרה לחירום, העסק הפיזי נסגר, הלקוחות מבטלים פגישות, הילדים נשארים בבית, השהייה בחוץ מוגבלת ורמות הלחץ והחרדה מרקיעות שחקים - וזה כשאנחנו בין בני המזל, שסובלים רק מהמצב הכללי ולא מפגיעה ישירה ברכוש או בנפש חלילה. אבל גם כשהפעילות השוטפת נעצרת, יש מה לעשות: אפשר לנצל את העצירה שנכפית עלינו בעסק כדי לקדם משימות שבשוטף נמצאות תמיד בסוף של סדר העדיפויות ואנחנו אף פעם לא מגיעים אליהן. נכון שזה בסדר לא לעבוד בכלל בתקופות משבר, אבל לפחות אצלי, כשאני מבצעת משימות שקשורות לסדר וארגון, אני מרגישה שזה עוזר לי לעשות סדר גם במחשבות וברגשות ומשפר את היכולת שלי להתמודד עם מצבי משבר וחוסר ודאות, ומקווה שגם חלק מכם תרגישו כך.]

1. מנקים את תיבת המייל: ״Inbox Zero״

אם גם לך יש באינבוקס מאות ואלפי מיילים, רבים מהם בני שנה ויותר, פרויקט ״אינבוקס זירו״ הוא דרך מצוינת להעביר את הזמן כשאי אפשר לעבוד כרגיל. המטרה היא ליטרלי לרוקן את האינבוקס, כך שהוא יכיל בכל רגע נתון רק מיילים חדשים או כאלה שמצריכים טיפול, ורק עד שתתפנו לטפל בהם. האפס לא מתייחס למספר ההודעות באינבוקס, אלא לזמן האפסי שיקח לך לתחזק את האינבוקס מעתה ואילך.

איך אינבוקס זירו ריק מגדיל פרודוקטיביות?

• לא מפספסים יותר מיילים חשובים

• לא מבזבזים זמן על חיפוש מיילים ישנים

• מגיעים בקלות למיילים חדשים שצריך לטפל בהם

• הזמן שיקח לך לקרוא ולטפל בהודעות חדשות יתקצר משמעותית

• ומה שהכי חשוב: אינבוקס מסודר עוזר לשמור על חשיבה מסודרת, וכשהחשיבה שלנו מסודרת, אנחנו הרבה יותר יעילים והרבה פחות מוצפים.

איך מגיעים למצב של אינבוקס זירו?

הרעיון הוא פשוט - כל מייל באינבוקס צריך לצאת משם ולעבור לאחד משלושה מקומות: 

• אשפה: רוב המיילים

• תיוק בארכיון: למיילים המעטים שחשוב לשמור מוסיפים תווית מתאימה ומתייקים בארכיון - כך קל למצוא אותם אם צריך, בלי שהם מבלגנים לך את האיבוקס.

• המרה למשימה: במקרה שהמייל מצריך לבצע פעולה, קודם כל מעבירים את פרטי המשימה לכלי ניהול המשימות שלכם. לדוגמה, אם קיבלתם עדכון על פגישה, נכנסים ליומן ומשבצים את הפגישה שם (כולל הגדרת התזכורות שאתם צריכים כדי להגיע בזמן) ורק אז מוחקים או מתייקים.

אם נדמה לכם שזה לוקח הרבה זמן לפנות כמה אלפי מיילים מהאינבוקס - אתם צודקים! ולכן דווקא תקופה של מצב חירום שבה הפעילות הרגילה משותקת יכולה להיות זמן מצוין לשבת על פרויקט כזה. מצד שני, אחרי שתסיימו, התחזוקה של אינבוקס זירו היא פשוטה ומהירה.

איך מתחזקים אינבוקס זירו?

אחרי שרוקנתם את אלפי המיילים שהצטברו לכם באינבוקס, נדרש מעט מאד מאמץ כדי לתחזק אותו ולהשאיר אותו תמיד כמעט ריק.

איך עושים את זה:

• כל מייל חדש נשאר בסטטוס ״בלתי נקרא״ עד שתתפנו לטפל בו. אם קראתם אבל אין לכם זמן לטפל באותו רגע - תחזירו אותו למצב בלתי נקרא.

• כשאתם מתפנים לטפל באינבוקס, עוברים על כל מייל חדש ועושים וי על הצ׳קליסט:

  • איפה שנדרשת פעולה - מבצעים אותה מייד

  • אם אין זמן לבצע אותה מייד - מעבירים אותה לכלי ניהול המשימות

  • אחרי שביצעתם או שמרתם את הפעולה הנדרשת - מתייקים תחת התווית המתאימה או מוחקים.

• לא הספקתם לעבור על כל המיילים החדשים? משאירים את כל המיילים שלא טופלו במצב בלתי נקרא, עד שתתתפנו שוב.

2. רענון של הבלוג והתאמה למנועי החיפוש של 2026

היתרון של בלוג הוא שאתם יכולים לייצר את מה שנקרא ״תוכן ירוק עד״; אותו פוסט ממשיך לעלות בגוגל ולייצר לכם לידים וטראפיק שנה אחר שנה. הקץ׳ הוא שעם הזמן התוכן הזה עלול להתיישן ולעשות עבודת קידום אורגני (SEO) פחות ופחות טובה. לכן כדאי כל כמה זמן לחזור לכל הפוסטים הישנים ולהעביר ויש כדי לוודא שאפקט הירוק-עד אכן ממשיך לעבוד ולשרת את העסק. למשל, את המקטע הזה כתבתי מחדש בינואר 2026, מפני שכל העולם של SEO השתנה מאז שמנועי AI נכנסו לתמונה: פעם היינו צריכים להתאים את התוכן רק לאלגוריתם של גוגל - אבל היום כשסיכומי AI מאפשרים לגולשים לדלג על רשימת התוצאות, אתם רוצים לוודא שהפוסטים בבלוג שלכם הם מהסוג שמנועי בינה מלאכותית יחליטו להכניס לסיכום שלהם.

מה הקריטריונים בשנת 2026 לתוכן שעושה עבודת SEO טובה:

1. נתוני אמת - בינה מלאכותית מאד אוהבת מספרים ואחוזים, אבל הם חייבים להיות מדויקים. תוודאו שהבלוג שלכם עשיר בנתונים, אבל המנעו מנתונים מומצאים או שגויים, אל תעתיקו אותם מהצ׳ט בלי לאמת אותם, וצרפו קישורים למקורות אמינים.

2. קישורים חיצוניים - פעם הזהירו אותנו לא לצרף קישורים חיצוניים כדי לא להוציא גולשים מתוך האתר - אבל מנועי בינה מלאכותית צריכים לוודא שהתוכן שלכם אמין, וקישורים חיצוניים לאתרים אמינים כמו מאגרי מידע ממשלתיים או גוגל סקולר מחזקים את האמינות של התוכן ומשפרים את הסיכוי שתגיעו לסיכומי ה-AI.

3. הוסיפו דיסקליימרים - דיסקליימר, אני לא מומחית לקידום אורגני, והפוסט הזה מתבסס על מידע שאספתי מאתרים של אנשים שעוסקים בתחום, כמו זה למשל. דיסקליימרים עוזרים למנועים להבין שמדובר באתר שמודע למגבלות שלו ולקטלג אותו כמקצועי ואמין יותר.

4. תוכן מקורי וחדשני - תוכן מקורי שלכם, שאינו מופיע באלפי אתרים אחרים, מאותת לאלגוריתמים שיש פה אתר מענין יותר ולא עוד קופי פייסט גנרי. כתבו תוכן שמבוסס על תובנות אישיות ומחקרים שביצעתם ואל תהססו לאתגר מוסכמות ולזרוק לאוויר רעיונות חדשים - כל עוד יש לכם אסמכתאות וביסוס יציב.

5. בינה אנושית - מנועי חיפוש רוצים להבחין בין תכנים גנריים שנוצרו בעזרת בינה מלאכותית לבין תוכן שהושקע מאמץ ביצירה שלו. השקיעו בעריכה, עימוד, תמונות, טבלאות, רשימות, אינפוגרפיקות וכל אלמנט שעוזר להעביר את המידע בצורה ברורה ויאותת למנועים שמדובר בתוכן אנושי איכותי שהושקעה בו מחשבה. כדאי גם לקרוא את הטיפים שלי לשימוש נכון בבינה מלאכותית.

שיפור חווית הקריאה בבלוג:

מלבד SEO, אתם רוצים להבטיח שכיף ונעים לקרוא בבלוג שלכם, ושזה יעשה לאנשים חשק לפנות אליכם ולצרוך את השירותים שלכם. אם כבר נכנסתם לפוסטים ישנים כדי להתאים אותם לחיפוש בשנת 2026, הנה עוד כמה פעולות שכדאי לעשות:

• תיקון קישורים שבורים

• הוספת הפניות לפוסטים חדשים שהעליתם לבלוג מאז שכתבתם את הפוסט שאתם עורכים

• תיקון שגיאות הקלדה והגהה

• עדכון תכנים, נתונים והמלצות שהתיישנו 

• עדכון כותרת ותיאור באזור הגדרות ה-SEO של הפוסט

• החלפת תמונות ישנות

• בדיקת ותיקוני נגישות - למשל הוספת טקסט אלטרנטיבי לתמונות

3. ארגון תיקיות על המחשב/ענן

באיזה תיקיה נמצאות התמונות מיום הצילומים ההוא שעשית לפני שלוש שנים? חוזה שחתמת עליו לפני שנתיים? הסילבוס שהתחלת לכתוב לסדנה חדשה באחד מסגרי הקורונה ואז נשאבת למשהו אחר? הזמן שאנחנו מבזבזים בחיפוש מסמכים וקבצים הוא זמן שבו היינו יכולים להרוויח עוד כסף, וזו הסיבה שכדאי להקדיש את הזמן האבוד שנכפה אלינו כדי לעשות סדר בתיקיות (על המחשב, בענן או גם וגם).

טיאגו פורטה, מומחה לפרודוקטיביות ומחבר הספר "Building a Second Brain" טוען שאנחנו יותר פרודוקטיביים כשאין לנו כל הזמן בלגן מול העיניים. לכן מה שהוא ממליץ לעשות עם כל התיקיות המבולגנות שלכם במחשב הוא ליצור תיקיה חדשה בשם "ארכיון״; להעביר לתוכה את כל החומר בלי למיין כלום; ואז להתחיל לבנות שיטת תיוק חדשה ומאורגנת יותר. הרעיון הוא לא לזרוק שום דבר - כל החומר עדיין יהיה קיים על המחשב וניתן לאיתור במקרה הצורך; אבל כל הבלגן כבר לא יהיה מול העיניים שלכם בכל פעם שתדליקו את המחשב אלא מוסתר בתוך תיקיה אחת. 

בשיטה של פורטה, במקום להשקיע בזמן במיון וארגון קבצים, אנחנו מקדישים אותו למחשבה כיצד לארגן את הקבצים החל מהיום כדי שלהבא יהיה לכם קל ונוח למצוא אותם.

אני מציעה לעשות סדר פחות מהפכני, ולמיין גם קבצים קיימים לתוך התיקיות שתיצרו במסגרת שיטת התיוק החדשה שלכם.

כמה רעיונות איך לעשות סדר בקבצים קיימים:

• למחוק קבצים ישנים ולא רלוונטיים

• לאחד תיקיות כפולות 

• לסדר מחדש את ההיררכיה של התיקיות (למשל לפי לקוחות, פרויקטים או מוצרים)

• לתייק את הקבצים שזרוקים לכם על הדסקטופ או בתוך תיקיה ראשית ללא מיון (בדיוק כמו שכדאי להשאיר את האינבוקס ריק ונקי, אותו עיקרון תקף גם לדקסטופ).

• בנוסף לכל זה - אני מאד מתחברת לרעיון של תיקיית ארכיון, בה אפשר לשים את כל הקבצים שאנחנו לא צריכים כרגע או פשוט לא יודעים איפה לתייק בלי לבזבז עליהם זמן מיותר.

טיפ: אם אתם עובדים כמוני עם תיקיות גם על המחשב וגם בדרייב, ארגנו את התיקיות והקבצים גם על המחשב וגם על הדרייב לפי אותו סדר בדיוק. זה יעזור מאד לעבור בצורה חלקה מהמחשב לדרייב ובחזרה.

4. סידור סימניות בדפדפן

כשאתם רוצים להכנס לעריכת האתר שלכם, לתוכנת הנהלת החשבונות או לרשתות החברתיות על גבי המחשב, איך אתם עושים את זה? מתחילים להקליד ומקווים שגוגל ינחש איך להשלים? מריצים חיפוש בגוגל? או מתחילים לחפש בתיקיות עמוסות לעייפה של סימניות שמורות בלי סדר? 

כל אחת מהשיטות האלה תביא אתכם בסופו של דבר אל העמוד הרצוי, במחיר זעום של כמה שניות של חיפוש. אבל בעצם השניות האלה מצטברות להרבה יותר ממה שנדמה לכם; טיאגו פורטה מצטט את הנתון המדהים לפיו הזמן שעובדי ידע מקדישים בממוצע לחיפוש מידע הוא 25% (!) משעות העבודה שלהם. 

בדיוק כמו שחשוב לנקות את תיבת המייל ולארגן את הקבצים שלכם בצורה מסודרת וקלה לניהול, חשוב לארגן גם את הסימניות בדפדפן שלכם כך שתוכלו ללחוץ אוטומטית על הסימניה הרלוונטית בלי לעצור לחשוב איפה היא נמצאת. גם בדפדפן יש אפשרות לארגן את הסימניות בתוך תיקיות ותתי תיקיות; הטיפ שלי הוא לסדר תחילה את התיקיות במחשב ובענן שלכם, ואז להחיל את אותו סדר גם על התיקיות של הסימניות. 

עוד פעולות שכדאי לבצע בארגון הסימניות שלכם:

• איחוד ומחיקת תיקיות/סימניות כפולות

• עדכון התיאור של הסימניה כך שתזהו במהירות באיזה עמוד ברשת מדובר ותזכרו למה שמרתם אותו

• איתור ומחיקת סימניות שמובילות לאתרים או עמודים שכבר לא קיימים

• גם פה אפשר ליישם את רעיון הארכיון - כל סימניה שאתם לא צריכים אבל מהססים למחוק מקומה בתיקיית ארכיון מרוכזת בסוף רשימת הסימניות.

5. ביצוע מעקב הוצאות

אם יש משהו שרוב העצמאים נרתעים ממנו כמו מאש, זו התעסקות בכל מה שקשור בדו״חות של הנהלת חשבונות. כמלווה עסקית, אני מאמינה שלכל בעלת ובעל עסק יש את הדרך האישית שנכונה עבורם לנהל את העסק, ואני חותרת לעזור להם למצוא את הדרך האישית שלהם ולא מנסה לשנות אותם - עד שזה מגיע למספרים. 

שם אני מאד נחרצת: כדי לנהל עסק מצליח חייבים להסתכל למספרים בלבן של העין. זה אומר לדעת כל הזמן כמה העסק מוציא, כמה הוא מכניס, איך נראית שורת הרווח שלך, וכמה בדיוק היא רחוקה משורת הרווח הרצויה שלך (אם העסק שלכם כבר מרוויח כמה שאתם רוצים ואין לכם צורך לשפר ביצועים בגזרת הרווחיות, אתם מוזמנים לדלג לפריט הבא). 

החלטתם להשאר איתי? מצוין! אני מזמינה אתכם לעשות משהו שאולי לא עשיתם מעולם: בקשו מהרו״ח שלכם דו״ח רווח והפסד וכרטסת הוצאות של השנה האחרונה. דו״ח רווח והפסד מסכם את ההכנסות וההוצאות של העסק למשך התקופה, ואת שורת הרווח; אבל הוא לא משקף את המצב של העסק, אלא את מצב הדיווח שלכם. אם נפלו טעויות, שלכם או של הרו״ח, השורה התחתונה שהדו״ח מציג היא לא השורה האמיתית. הכרטסת היא טבלה המכילה רישום כל החשבוניות והקבלות שהעברתם לרו״ח באותה תקופה, והיא הכלי באמצעותו אפשר לבדוק עד כמה דו״ח רווח והפסד שלכם משקף את מצב העסק בפועל. 

דגשים לביצוע מעקב הוצאות וזיהוי שגיאות בדיווח:

• בקשו לקבל את הדו״חות בפורמט של קובץ אקסל (אם הרו״ח שלכם עובדת עם מערכת דיגיטלית, יתכן שיש לכם אפשרות להוריד את המסמכים באופן עצמאי).

• עברו על הכרטסת ובידקו האם היא מכילה את כל ההוצאות של העסק, ורק את ההוצאות של העסק. 

• אם למשל אתם יודעים שיש הוצאות שיורדות כל חודש (כמו מנויים למיניהם, חשבונות סלולר או ריטיינרים), בכרטסת של שנה אחורה צריכות להופיע 12 חשבוניות של כל הוצאה כזו; אם יש פחות, אתרו את החשבוניות שלא נכנסו לדיווח ושלחו אותן לרו״ח שלכם. 

• הורידו דפי תנועות עו״ש ואשראי של התקופה המקבילה לכרטסת ובידקו האם יש הוצאות שירדו אבל לא דווחו לרו״ח.

• בידקו בהזדמנות זו איזה הוצאות אפשר לצמצם: 

  • מנויים שעשיתם לפני שנים ושכחתם מהם

  • תוכנות יקרות שהמחיר שלהן עלה, ואולי אפשר להחליף בחלופות זולות יותר

  • ספקים שאולי שווה להתמקח איתם על המחיר ולקבל הצעה טובה יותר

    
    

6. תכנון

האדם מתכנן ואלוהים צוחק; אין ספק שהשנים האחרונות הוכיחו לנו שוב ושוב כמה זה נכון, אבל בעיני זה לא אומר שצריך להפסיק להתנהל מתוך תכנון; להפך, לא רק שחשוב לתכנן כיצד לנהל עסק בתקופה של אי-ודאות קיצונית, כדאי להקדיש מחשבה גם לתרחישי קיצון, ולהכין תכניות מגירה לעת צרה, כדי שבזמן משבר נוכל להכנס במהירות לפעולה.

חשוב לגשת לתכנון בידיעה שהמציאות אף פעם לא תהיה זהה במאה אחוז לתכניות, וזה בסדר; לא צריך לשאוף לישום של 100% מהתכנון כלשונו. עצם התכנון עוזר לתעדף משימות ומונע להתפזר ולאבד פוקוס.

אם למשל התכנון לשנה הקרובה הוא לייצר אפיק הכנסה פסיבית באמצעות מוצר דיגיטלי, אותו נוכל למכור גם בתקופות משבר, יהיה לנו במהלך השנה קריטריון ברור לתעדוף משימות בהתאם לכמה הן מקדמות את יצירת ושיווק המוצר; עצם התכנון יגדיל את הסיכוי שהתכנית תתגשם, גם אם התוצר הסופי או לוחות הזמנים בפועל יחרגו מהתכנית.

כמה רעיונות לפעולות תכנון שאפשר לבצע בימים אלו:

• תכנית תוכן: פוסטים, רילס, סרטונים לסוגיהם - הכינו רשימה של נושאים שתרצו לעסוק בהם, תכננו מראש מה לכתוב בתקופות חגים ואירועים חשובים אחרים - ואם חסרים לכם רעיונות, בקשו מהבינה המלאכותית לעזור לכם! למתקדמים: בדקו את נתוני השימוש בעמודי הסושיאל, הבלוג או הניוזלטר שלכם וזהו את סוגי התוכן שמקבל יותר חשיפות ונוטה להמיר יותר לקוחות.
  

• תכנית מבצעים: תמיד יש תקופת מבצעים שמחכה מעבר לפינה - חגי תשרי, פסח, חגי הקניות או העונה החזקה של העסק שלך; חשוב לתכנן מראש איזה מבצעים תעשו מתי, איזה מוצרים תקדמו ולמה, איזה מלאים תקועים אתם רוצים לרוקן לפני ספירת מלאי בדצמבר הקרוב, והכי חשוב - איזה הנחות והטבות כדאי לכם להציע. בעסק קטן עם שולי רווח צרים מבצעים הם אתגר משמעותי לרווחיות, ולכן אם אתם שוקלים לצאת במבצע אגרסיבי עם הנחות משמעותיות, חשוב לתכנן כיצד למנף את המבצע כך שיוביל בטווח הארוך ליותר הכנסות ויותר רווחיות - לא יעד טריוויאלי בכלל, ובטח לא כזה שאפשר להשיג בלי תכנון מדוקדק.
  

• תכנית עבודה: יש לך בקנה סדנה חדשה? ריטריט? קייטנה שבשאיפה תצא לפועל כבר הקיץ? זה הזמן לנסח בפרטי פרטים את הסילבוס; לוחות הזמנים; תאריכים אפשריים; וכמובן, התמחור. 

אם יש תכנית עבודה כתובה ולוחות זמנים, המעבר ליישום מוצלח שיתורגם להכנסות יהיה הרבה יותר קל ומהיר, גם אם הביצוע בפועל יהיה שונה מאד מהתכנון (והוא יהיה שונה, בודאות).

 7. איסוף וניתוח נתונים

איסוף מידע הוא למעשה השלב התחלתי של תכנון. אם יש לך רעיון חדש ובוסרי שהיית רוצה להפוך לתכנית עבודה שתתורגם לאפיק הכנסה, השלב הראשון בדרך לשם הוא איסוף מידע.

כמה רעיונות למידע שכדאי לאסוף ולארגן באופן שיקדם את המטרות העסקיות שלך:

• הצעות מחיר מספקים: יש שירות חדש שדרוש לך? זה הזמן לשוחח עם ספקים פוטנציאליים, להתחיל להרגיש את השוק ולקבל הצעות מחיר. למתקדמים: צרו טבלת גוגל שיט והזינו לתוכה את הפרטים של ההצעות השונות, כדי לראות מול העיניים את היתרונות והחסרונות של כל הצעה.

• גישוש עלויות: יש לך תכנית לפתוח מקום חדש? להוציא את הקליניקה מהבית? לשכור דוכן בשוק איכרים מקומי? זה זמן מצוין להתחיל לבדוק עלויות ולהשוות מחירים. ושוב - רכזו את הנתונים בטבלה, כדי ששלב קבלת ההחלטה בהמשך יהיה קל ומהיר.

• מחקר מתחרים: איפה העסק שלך ממוקם היום ביחס למתחרים? האם המחירים שלך מהזולים או מהיקרים בשוק? איזה מוצרים ושירותים משלימים המתחרים שלך מציעים? איזה יתרון תחרותי יש להם על פניך - ולך על פניהם? ומה הם עושים בסושיאל?

טיפ: אפשר ורצוי להעזר בצ׳ט ג׳יפיטי וחבריו כדי לנתח נתונים: אם אין לכם סבלנות ליצור טבלה שמשווה בין ספקים למשל, העלו לצ׳ט את כל ההצעות שקיבלתם ובקשו ממנו להכין את הטבלה ולסכם לכם את היתרונות והחסרונות של כל הצעה.

8. משחק בארגז החול: התנסות במערכות חדשות

לכל עסק יש תהליכים ידניים שגוזלים זמן, אבל לא תמיד ברור מה אפשר ליעל ואיך;  אנחנו נתקלים כל הזמן בהמלצות על תוכנות ואפליקציות שיכולות ליעל אותנו, ובראשן כל מה שקשור בבינה מלאכותית, כמובן, אבל אף פעם אין לנו זמן לעצור ולבדוק כל המלצה כזאת לעומק. זה זמן מצוין להתיעץ עם קולגות, קבוצות של עצמאים או אנשי מקצוע כדי להבין איזה פתרונות קיימים, ולבחון אותם לעומק.

להטמיע מערכת חדשה בעסק זה משהו שגוזל זמן ומצריך עקומת למידה, לפני שאנחנו מתחילים לקצור את הפירות ולהנות מהזמן שמתפנה. לכן הימים שבהם אנחנו מושבתים מעבודה זה זמן מצוין להתנסות במערכות חדשות ולבדוק עד כמה הן מתאימות והאם הן עונות על הבעיה שלנו.

הרבה מערכות מאפשרות תקופת התנסות בחינם, או לפחות מנוי לטווח קצר; לפעמים שווה לשלם כמה דולרים על חודש אחד של מנוי כדי להתנסות במערכת ולהבין האם היא הפתרון שחיפשנו. במהלך ההתנסות אפשר לבדוק איזה פיצ׳רים קיימים במערכת; האם היא מספיק ידידותית למשתמש; ועד כמה, אם בכלל, היא אכן מייעלת את העבודה.

כמה רעיונות לסוגי מערכות שאפשר להקדיש זמן כדי לשחק בהן:

• מערכות דיוור (Smoove, רב מסר)

• מערכות סליקה והנהלת חשבונות (מורנינג, iCount)

• מערכות ארגון ידע ומשתמשים (Monday, Notion)

• גרסאות פרימיום של בינה מלאכותית (ChatGPT Plus, jasper.ai)

• הכלים החינמיים של Google AI studio (בין השאר תמצאו שם כלי תמלול משובח וחינמי בעברית)

• מערכות SEO לניטור הקידום האורגני של האתר (SEMrush, Wincher)

• מערכות ליצירת וידאו ותוכן גרפי (Canva Pro, HeyGen)

9. מיפוי של ״אזור הגאונות״ שלך

אם אתם אנשים מאורגנים מאד מטבעכם, אולי לא חידשתי לכם הרבה עד עכשיו. עבורכם יש לי משימה ברמה אחת יותר גבוהה: בידקו כמה מהזמן שלכם מוקדש ל-״אזור הגאונות״ שלכם. לכל אחד מאיתנו יש משימות ופעילויות שאנחנו נהנים לבצע אותן, שמביאות לידי ביטוי את היכולות הכי טובות שלנו, והכי חשוב - הביצוע שלהן טוען אותנו באנרגיה, במקום לרוקן אותנו. כשאנחנו עושים משימות שעונות על התאור הזה, אנחנו נמצאים במקום שהפסיכולוג גיי הנדריקס טבע לו את הכינוי  ״אזור הגאונות״.

אזור הגאונות האישי שלי הוא ללא ספק בעולם המספרים וטבלאות האקסל; אני מסוגלת לשבת שעות על המספרים של העסקים שאני מלווה, לנתח אותם ולזקק מהם תובנות. אזור הגאונות שלכם עשוי להיות ליד שולחן היצירה שלכם; הרצאה לפני קהל; המצאת מתכון חדש; או פשוט שיחה פנים אל פנים עם לקוח.

כעצמאים, רובינו הקמנו עסק מתוך הבנה שאנחנו רוצים להקדיש את רוב הזמן שלנו למה שאנחנו הכי אוהבים והכי טובים בו, ולכן תיאורטית, אנחנו אמורים להשאר רוב הזמן בתוך אזור הגאונות.

בפועל, זה לא תמיד קורה; רובינו מגלים שניהול עסק מצריך מאיתנו להקדיש זמן לא מועט למשימות שנמצאות הרחוק מחוץ לאזור הגאונות - שיווק, ניהול כספים, שירות לקוחות, טיפול בתקלות לוגיסטיות של חברת המשלוחים ועוד ועוד. כדאי לבדוק כמה מהזמן מוקדש בפועל לאזור הגאונות - וכמה למשימות שמרוקנות אותנו מאנרגיה; אם אנחנו משקיעים יותר מדי זמן במשימות מחוץ לאזור הגאונות, אנחנו נמצאים על מסלול בטוח לשחיקה ועייפות מהעסק - ולא בשביל זה הקמנו אותו... 

איך למפות את "אזור הגאונות"?

• הכינו רשימה של המשימות שאתם מבצעים בעסק (לדוגמה: פגישות עם לקוחות, טיפול בהנהלת חשבונות ועוד בירוקרטיות, שירות לקוחות, שיווק, תקשורת עם ספקים וכן הלאה)

• סמנו אלו מהמשימות ברשימה נמצאות בתוך "אזור הגאונות".

• בידקו כמה זמן אתם מקדישים בפועל למשימות מכל סוג בשבוע ממוצע. אם צריך, הקדישו כמה שבועות למדידה של הזמן שהקדשתם בפועל לכל משימה.

• הכינו טבלה וחשבו כמה אחוזים מסך שעות העבודה שלכם הוקדשו לכל משימה. לדוגמה, אם אתם עובדים כ-40 שעות בשבוע, ואתם מקדישים כ-4 שעות שבועיות לשיווק, מדובר ב-10%.

• סכמו את האחוז הכולל של הזמן שהקדשתם למשימות שלא נמצאות בתוך אזור הגאונות.
  

אם אתם לא מצליחים לפעול בתוך אזור הגאונות שלכם, זה הזמן להתחיל לחשוב איך לצמצם את הזמן שאתם מקדישים למשימות שאתם לא אוהבים ולא טובים בהן. אאוטסורסינג הוא לא תמיד הפתרון היחיד - לפני שהולכים לפתרונות היקרים אני ממליצה לבדוק איזה פתרונות אוטומטיים יכולים לחסוך לכם זמן ולפנות אותו לדברים שאתם באמת אוהבים לעשות.

---

התייעלות ושיפור פרודוקטיביות הן סוגיות מרכזיות בליווי עסקי של עסקים קטנים; תקרת הזכוכית המרכזית בעסק של אדם אחד היא משאב הזמן, ולכן לא משנה באיזה תחום אתם עוסקים ומה המודל העסקי שלכם, תמיד צריך למקסם את משאב הזמן. אני פה כדי לעזור - הכי טוב שנדבר!