איך לצמצם אי ודאות כלכלית בעסק קטן

כל חודש אותו סיפור: יש לך מושג איך העו״ש שלך נראה כשהחודש מתחיל, אבל אין לך מושג איך הוא יראה כשהחודש ייגמר. כל מכתב ממס הכנסה גורם לך לדפיקות לב, ולפני כניסה לניהול חשבון הבנק דרוש לך שוט של רסקיו. אי ודאות כלכלית היא אחד האתגרים הכי קשוחים בניהול עסק של אדם אחד - אבל למרות שאי שאפשר להמנע ממנה לגמרי, יש דברים שאפשר לעשות כדי לצמצם אותה.. 

המדריך הזה מסביר איך מנהלים עסק קטן של אדם אחד בלי לגלות בהפתעה שנכנסת למינוס ובלי להגיע למצב של חובות שמצטברים. איך עושים את זה? הנה כמה טיפים בסיסיים:

📈 ניהול פיננסי נכון של עסק קטן מתחיל בבניית תחזית

המפתח לצמצום אי ודאות הוא לעבוד עם תחזית.

 בתחילת כל שנה צריך לבנות תחזית של הכנסות, הוצאות ורווח נקי לשנה הקרובה. 

כך אפשר להעריך בתחילת השנה כמה משכורת אפשר יהיה למשוך, וכמה כסף אמור להיות זמין להשקעה חזרה בעסק - וכך אפשר להמנע מרכישות שאפשר לחזות מראש שאין לך תקציב עבורן.

אם למשל קפצה לך באינסטגרם פרסומת מפתה לתכנית שאולי ״תכפיל״ (או תשלש, או תרבע הכנסות - להבטיח לא עולה כסף...) אבל המחיר שלה צפוי בודאות להכניס אותך עמוק למינוס, תחזית ברורה תעזור לך לדעת בודאות שאין לך תקציב לזה, וצריך לחפש דרך אחרת להגדיל את ההכנסות שלך - כזו שלא תכניס אותך לבור שעלול למוטט את העסק.

📊 בניית תחזית פיננסית מתבססת על נתוני העבר של העסק  

את התחזית לא נבנה על סמך דמיוננו הפרוע, אלא לפי נתונים משנים קודמות.

נניח לדוגמה שב-3 השנים האחרונות המחזור שלך נע בין 300-500 אלף ש״ח בשנה. לא סביר שהמחזור שלך יקפוץ בבת אחת ל 2 מליון, או יצנח ל50,000. לכן הדרך הכי פשוטה היא לחזות את ההכנסות שלך בשנה הקרובה על סמך הממוצע של השנים האחרונות.  

אותו עיקרון תופס לגבי ההוצאות שלך, כמות המוצרים שייצרת או מכרת, ההכנסה פר מוצר, מספר הלקוחות וכל נתון אחר. חלק מהנתונים האלה זמינים בתוכנת הנהלת החשבונות שלך ובדו״חות שהרו״ח/יועצת המס שלך מפיקה עבורך (רווח והפסד וכרטסת הוצאות), וחלק מצריכים מעקב אקטיבי באמצעות הקמת מאגר נתונים מסודר.

🔎 שליטה מלאה במספרים של העסק היא המפתח ליציבות

המספרים של העסק שלך הם חומר הגלם הכי חשוב לצמצום אי ודאות כלכלית, ולכן אפשר וצריך לעקוב אחריהם ברמה שאפשר לשלוף כל מספר תוך דקות. למשל:

• הכנסות/הוצאות

• מספר עסקאות/לקוחות/מוצרים/שירותים: לא מספיק לדעת כמה כסף נכנס - צריך לדעת כמה יחידות נמכרות כל חודש מכל מוצר/שירות, לבדוק מי נמכר יותר ומי פחות והאם המוצרים היותר נמכרים הם גם הרווחיים ביותר (נתונים של הכנסות זמינים אוטומטית דרך כל מערכת הנהלת החשבונות, אבל נתוני מכירות של כל מוצר עשויים להצריך פעולה אקטיבית של הזנת רשימת מוצרים למערכת).

• הוצאות קבועות/משתנות: כמו ההכנסות, גם את ההוצאות צריך לדעת לפרק ולהבין לאן הולך הכסף והכי קריטי להבחין בין ההוצאות הקבועות (שהן לא פונקציה של מוצר או שירות מסוימים (למשל, התשלום הקבוע לרו״ח) וההוצאות המשתנות שהן פונקציה ישירה של שירות או מוצר (למשל עלות השכרת קליניקה לפי ססיות כפונקציה של מספר הטיפולים החודשי שלך). 

• עו״ש: גם אם לפי דו״ח רווח והפסד העסק הרוויח, זה לא אומר שהעו״ש שלך בפלוס!

  לא כל הוצאה מופיעה בדו״ח (למשל המשכורת שמשכת לחשבון הפרטי)

  לא כל הכנסה שמופיעה בדו״ח מופיעה בעו״ש באותו חודש (למשל עסקאות באשראי שהוצאת עליהן חשבונית החודש יוזרמו לעו״ש רק בחודש הבא)

המלצה חמה: תתרגלו לבקר בעו״ש על בסיס יומי, כדי להרפא מהפחד להסתכל למספרים בלבן של העין.

🤨 אופטימיות זה חשוב, אבל ודאות פיננסית מבוססת על פסימיות

אופטימיות יתר היא אחד הכשלים הקוגנטיביים שלנו כבני אדם.  למרות שאני בעד אופטימיות (הי, זה המנוע שדוחף אותנו קדימה לעשייה), כשבונים תחזית חשוב לשמור על מידה בריאה של פסימיות. 

מה זה אומר בפועל?

• אם למשל יש לך את כל הסיבות לחשוב שהמוצר החדש שהשקת יגדיל את ההכנסה השנתית שלך ב20%, כדאי להכניס לתחזית שלך גידול של 10% בלבד; 

• לפני שמחליטים להשקיע עשרות אלפי שקלים במהלך שיווקי, חשוב לבחון לא רק את התרחיש האופטימי שבו ההכנסה שלך מתפוצצת, אלא גם את התרחיש הפסימי שבו הוא מביא לך אפס גדול של הכנסות, והאם יש לך את המשאבים להתמודד עם הפסד של ההשקעה. 

כשהתכנון שלנו מבוסס על פסימיות - יש יותר סיכוי שנהיה מופתעים לטובה. ברוב המקרים, סביר שיתברר שעדיין היינו אופטימיים מדי, אבל הפער בין התחזית והמציאות בכל זאת יהיה קצת יותר קטן.

🎯 כדאי לחלום לטווח ארוך, אבל לתכנן לטווח קצר  

אנחנו חיים בתקופה מתמשכת של אי יציבות ואין סימנים שהיא עומדת להסתיים בקרוב. מלבד המשברים הפנימיים של ישראל גם משברים חיצוניים כמו הקורונה או מלחמת אוקראינה-רוסיה משפיעים ומגבירים את אי הודאות העולמית. לכן כל תכנון צריך להתבסס על הנחת המוצא שצפויות טלטלות והפתעות.

במצב כזה, עדיף להתמקד בתכנון לטווח קצר; אני ממליצה לתכנן כל פעם לשנה אחת קדימה (זה לא סותר כמובן שיהיה לנגד עיניך חזון עסקי לטווח ארוך), ולפרק תכניות מורכבות ויקרות ליעדים קטנים וזולים.

למשל, אם החלטת להפיק מוצר דיגיטלי, אפשר לפרק את הפרויקט לסדרת סרטונים קצרים שכל אחד מהם יכול לייצר לך הכנסה בטווח הקצר כמיני-מוצר דיגיטלי העומד בפני עצמו. כשכולם יהיו מוכנים, אפשר יהיה להתחיל להשקיע באריזה ושיווק של המוצר השלם.

🧮 תמחור מדויק הכרחי ליצירת יציבות פיננסית

הרבה עסקים קטנים עושים טעויות תמחור שגורמות להם לחשוב בטעות שהם מוכרים ברווח בזמן שהם בעצם מפסידים כסף על כל עסקה. אינטואיטיבית קשה לעכל את העובדה שהמינוס צפוי רק לגדול למרות שבפועל נכנס כסף לחשבון - אבל כשהתמחור לא מבוצע בצורה נכונה, זה מה שקורה בפועל.

אנשים שמנהלים עסק של אדם אחד בדרך כלל לא מגיעים עם רקע בניהול כספים, ולא יודעים מה הם לא יודעים כשהם באים לתמחר מוצרים. טעות נפוצה לדוגמה היא לחשוב שאם המוצר נמכר במחיר גבוה מהמחיר שעולה לך לקנות או לייצר אותו, זה אומר בהכרח שהוא רווחי; כשמחשבים מחיר לצרכן תוך שימוש בנוסחאות גנריות (כמו להכפיל או לשלש עלויות ייצור) קל מאד לפספס ולהתקבע על מחיר שבפועל הוא הפסדי.

רווחיות היא החמצן של עסק קטן; חברה גדולה יכולה להגדיר יעד אסטרטגיה לפעול בהפסד לתקופה במטרה להשתלט על נתח שוק שיאפשר לה להיות רווחית בעתיד. לעסק קטן, אסטרטגיה כזאת היא לא אופציה. זה מקסים לרצות שכולם יוכלו להרשות לעצמם לקנות ממך, אבל מחיר הפסדי מוביל עסק בכיוון אחד והוא לסגירה; לכן תמחור הוא לא משהו שעושים לפי אינטואיציה, וזה מוביל אותי לסעיף האחרון ואולי הכי חשוב:

🎓 לפעמים הכי טוב לקבל עזרה מקצועית

לא במקרה כסף זו נקודה כואבת בעסקים של אדם אחד. רוב בעלי העסקים זקוקים לעזרה מקצועית כדי לעשות את זה נכון - לבנות תחזית ריאלית, לעקוב אחרי המספרים בצורה נכונה וכמובן לתמחר תוך שמירה על רווחיות.

חלק מרכזי בתהליך ליווי עסקי הוא התייחסות מקיפה למצב הפיננסי של העסק, בניית תחזית הכנסות והוצאות ומעקב נתונים, והמלצות תמחור. אשמח לעזור לך לייצב את העסק שלך גם מבחינת פיננסית, ולהנות ממידה רבה יותר של ודאות.

אם העסק שלך נמצא במצב של אי יציבות מתמשכת, העו״ש במינוס תמידי, יש הלוואות שמעיקות עליך ואין אור בקצה המנהרה, אני ממליצה לך להעזר בייעוץ עסקי מסובסד. כמו כן יתכן שבמקביל לליווי עסקי יידרש גם ייעוץ פיננסי כדי לאבחן את מקור הבעיה ולבנות תכנית הבראה פיננסית.