איך לבחור ספקים? מדריך לעסקים קטנים

בעסק של אדם אחד, ספקים טובים הם רכיב הכרחי כדי לנהל את העסק ביעילות, ולא פחות חשוב - כדי להנות מהעבודה שלך. יש ספקים שאנחנו עובדים איתם על בסיס מתמשך, כמו רו״ח או מנהלי קמפיינים, ויש ספקים שאנחנו צורכים את השירות שלהם באופן חד פעמי, כמו בניית אתר או עיצוב לוגו. בכל המקרים, חשוב שנקבל תמורה טובה עבור הכסף שלנו. אז איך בוחרים ספקים טובים? איך מוודאים שהתמורה שנקבל באמת תהיה טובה? ואיך אפשר לזהות מראש נורות אדומות לספקים בעייתיים?

לפניך מדריך מעשי לבחירת ספקים טובים וזיהוי נורות אדומות:

חיפוש המלצות על ספקים: איך לבקש ולקבל המלצות מועילות

כמו רוב בעלי העסקים החיפוש שלך מתחיל בדרך כלל משיטוט בפייסבוק ובקשת המלצות. טיפ: כדי לקבל המלצות רלוונטיות כדאי לבקש לא רק שם וטלפון, אלא גם כמה מילים על טיב השירות שהממליצה צרכה.

לדוגמה, אם כותבים לך תגובה כמו ״רק זרובבל!!!״ או ״מלכה, קוראים לך!״

זה לא אומר לך כלום על מלכה או זרובבל בתוך נותני שירות.

לעומת זאת, תגובות כמו:

״זרובבל בנה לי אתר תדמית עם בלוג, הוא היה זמין, אדיב ועשה עבודה מהירה״ (בצירוף קישור לאתר)

או

״מלכה הקימה לי קמפיין ולימדה אותי לתחזק אותו בעצמי, הקמפיין רץ כבר 3 חודשים והכניס לי מאז מעל 100,000 ש״ח״

בהחלט יכולות לעזור לך להבין אם מדובר בספק רלוונטי שמתאים לצרכים שלך ויש טעם לבדוק אותו ואולי לבקש גם הצעת מחיר.

כדאי להתמקד בספקים שקיבלת עליהם המלצות מפורטות, ולא לבזבז זמן על טלפונים לאנשים שלא ברור בדיוק מה הם עושים.

לפני שמתקשרים לספקים חדשים: מה כדאי לבדוק באתר ובסושיאל שלהם

לפני שמתקשרים לספקים המומלצים שאספת אני ממליצה לבדוק את הנכסים הדיגיטליים של הספק ולאסוף כמה שיותר מידע. ככל שיהיה לך יותר ברור מה בדיוק הספק עושה ועד כמה השירות שלו תואם את מה שנחוץ לך, יש פחות סיכוי לבזבז זמן על שיחות עקרות.

ביקור באתר יכול לספק לא רק מידע על השירות אלא לתת לך הצצה על הוויבים של הספק ומידת המקצועיות שלו. תמיד כדאי לתת עדיפות לספקים שיש להם נוכחות דיגיטלית ואפשר להתרשם מהם עוד לפני שלב יצירת הקשר מאשר להתקשר על עיוור לספק שאין לך בעצם מושג מה הוא עושה ואם הוא מתאים לך.

הנה הדברים שאני מסתכלת עליהם לפני שאני יוצרת קשר עם ספק חדש:

• מחירון - אם הגדרת תקציב של 10,000 ש״ח להקמת אתר, אין טעם לפנות לבונה אתרים שהמחירים שלו מתחילים מ 25,000 ש״ח. למעט במקרים שהשירות הדרוש לך הוא קאסטום מייד ומחייב הצעת מחיר מותאמת אישית, כדאי לתעדף ספקים שלא מתייחסים למחירון שלהם כאל מידע מסווג אלא מציגים אותו בגלוי.

• מידע על השירות - איך זה עובד ומה הוא כולל, וכל המרבה בפרטים הרי זה משובח.

• באיזה דרכים אפשר ליצור קשר עם הספק- טלפונית? מייל? ווטסאפ? בוט? טופס השארת פרטים באתר? האם יש מידע על שעות הזמינות הטלפונית או זמן החזרה לאחר השארת פרטים?

• תוכן מקצועי - האם יש באתר מאמרים שאפשר להתרשם מהם על הנסיון, הידע והבקיאות של הספק? האם התוכן מקורי ומעיד על גישה מקצועית ייחודית, או תוכן בנאלי וגנרי שנכתב ב-AI?

• מידע ויזואלי - כשזה רלוונטי, האם יש תיק עבודות, סרטונים של לפני/אחרי וכדומה?

• ביקורות על העסק - באתר עצמו, בגוגל או בעמוד העסקי אם יש בפייסבוק; האם הביקורות מפורטות ואותנטיות? האם יש יחס אמין בין ביקורות חיוביות ושליליות?

• האם הסנדלר הולך יחף? בונת אתרים עם אתר ישן ומקרטע או מומחה אינסטגרם עם פרופיל ריק מעוקבים זה לא בהכרח בעייתי, אבל זה בהחלט אמור להעלות אצלך סימני שאלה.

ככל שהמידע באתר או בעמודי הסושיאל של הספק מפורט יותר, זה מעיד על אדם מקצועי ויסודי יותר, וגם כזה שמודע טוב יותר לצרכים של הלקוחות שלו.

יצירת קשר: עד כמה הספק זמין ואיפה?

יש אנשים שאוהבים רק לדבר בטלפון ויש אנשים שאוהבים לתקשר בכתב - והסוד לעבודה יעילה הוא לעבוד עם ספקים שאוהבים לתקשר בדרך שנוחה גם לך. אם את מאנשי הטלפון, כדאי להתחיל מיצירת קשר עם מי שמזמין לפנות אליו טלפונית, ואם אתה מאנשי הווטסאפ, כדאי להתחיל ממי שזמין בווטסאפ. ספק טוב יהיה זמין ביותר מדרך התקשרות אחת, ואלה יהיו הספקים שהכי כדאי להתחיל מהם.

אבל מה שעוד יותר חשוב בשלב הזה הוא לבדוק עד כמה הספק זמין באותו ערוץ תקשורת: כמה זמן לוקח לו להגיב (אם בכלל...) להודעה בווטסאפ או אחרי שהשארת פרטים באתר? האם הספק עונה לטלפון כשהוא פנוי להתרכז בשיחה, או על רקע רעשים של בית ומשפחה?

ספק שקשה להשיג אותו, או שזמני המענה שלו ארוכים כבר בשלב הזה, זו נורה אדומה מהבהבת, וכדאי להתקדם לספק הבא ברשימה.

שיחת ההיכרות הראשונה: מי מדבר ועל מה?

ספקית טובה בעיני היא כזו שמספקת שפע של מידע עוד לפני שפנית לשוחח איתה, ובשיחה הראשונה היא מתמקדת בלקבל ממך מידע. השיחה הראשונה אמורה להתקיים אחרי שלך כבר ברור מה היא מציעה, אבל לה עדיין לא ברור איך והאם היא יכולה לעזור לך - ולכן ספקית טובה תתמקד בשלב הזה בלשאול אותך שאלות ולהניח לך לדבר, ולא תתיש אותך בעוד סופרלטיבים על עצמה.

לדוגמה, אם מדובר במטפלת, היא צריכה להבין בדיוק מה הבעיה שלך, כדי לדעת אם הטיפול שהיא מציעה יכול. לתת לך מענה. אם היא בונה אתרים, היא צריכה להבין איזה סוג של אתר דרוש לך ועם איזה פיצ׳רים. אם היא מאמנת כושר היא צריכה להבין מה רמת הכושר הנוכחית שלך. ואם העיסוק שלה הוא כזה שלא מאפשר לפרסם מחירון קבוע אלא מצריך הצעת מחיר מותאמת אישית - היא צריכה לוודא שהמחירים שלה רלוונטיים לתקציב שלך.

בקצרה, ספקית טובה תנהל את השיחה על מנת לוודא שהיא מתקשרת עם לקוחות שהיא יכולה לתת להם שירות מיטבי, וגם תאמר לך אם היא לא אשת המקצוע המדויקת עבורך.

ספקית שמתמקדת ביישום טכניקות מכירה ובשיווק אגרסיבי, בלי להתענין בצרכים הפרטניים שלך, היא נורת אזהרה, וכדאי לחפש מישהי שלא מחפשת לשווק לכל לקוח בכל מחיר.

אם הספקית מדברת רק על עצמה, כדאי לחפש מישהי שתתענין בך

הצעת מחיר: איך היא נראית ומה היא כוללת?

הצעת מחיר היא למעשה חוזה התקשרות בעל תוקף משפטי. ככל שההצעה מפורטת יותר, תיאום הציפיות בינך לבין הספק צפוי להיות מוצלח יותר, ויש פחות סיכוי שיצוצו הפתעות לא נעימות בדרך לשני הצדדים.

אלו סעיפים צריכים להופיע בהצעת מחיר טובה?

• מפרט מלא של השירות: לדוגמה, הצעת מחיר לניהול סושיאל צריכה לפרט מה השירות כולל - כתיבת x פוסטים בשבוע, העלאת x סטורי ביום, צילום x סרטונים בחודש כולל עריכה וכתוביות, וכו׳. בחלק הזה צריכים להיות כמה שיותר פרטים, ופירוט גם של מה שלא כלול.

• לוחות זמנים: לדוגמה, הצעת מחיר להקמת אתר צריכה לפרט כמה זמן צפוי לארוך כל שלב (אפיון, עיצוב, הקמה), ומתי ריאלי לצפות שהאתר יעלה לאוויר.

• סבבי תיקונים: לדוגמה, כמה סבבי תיקונים כלולים בתהליך עיצוב לוגו, ומה העלות של כל סבב נוסף.

• דרישות החלות עליך: לדוגמה, הצעת מחיר להתקנת נגרות במשרד החדש שלך צריכה לפרט אלו שלבים צריכים להסתיים לפני אפשר להתחיל בהתקנה (למשל סיום עבודות גבס/צבע/חשמל).

• בלת״מים: אלו בלת״מים עלולים להופיע וכיצד בכוונת הספק להתייחס אליהם - לדוגמה, מה קורה כשמנהל הקמפיינים שלך טס לחו״ל או יוצא למילואים.

• תנאי תשלום: לדוגמה, האם ניתן לבחור בין תשלום במזומן או בתשלומים, האם יש להעביר תשלום מלא מראש או בתחנות תוך כדי התקדמות הפרויקט, האם יש בחירה בין אמצעי תשלום שונים ועוד.

• שירות לקוחות: באלו ימים ושעות ניתן לפנות לשירות לקוחות ומה השירות כולל, לדוגמה היקף זמינות לשאלות בווטסאפ לאחר תהליך ייעוץ.

• אחריות ודיסקליימרים: לדוגמה, הפקת קריאייטיב לסושיאל או רילסים צריכה לכלול התחייבות אי שימוש בחומרים שמוגנים בזכויות יוצרים.

• מדיניות ביטול עסקה, החזר כספי ותחנות יציאה: לדוגמה, בהצעת מחיר לכיבוד בכנס יש לפרט כמה זמן לפני האירוע ניתן לבטל את העסקה, ואלו תנאים צריכים להתקיים כדי שיתקבל החזר כספי מלא (אם בכלל).

ספק שמגיש הצעת מחיר שמסתכמת בהודעת ווטסאפ קצרה שלא כוללת התייחסות מלאה לכל סעיף, או יותר גרוע - זורק מחיר בשיחת טלפון בלי תיעוד מסודר, הוא נורת אזהרה; חיפוף בשלב הצעת מחיר עלול לנבא חיפוף גם בשירות עצמו.

מדיניות ביטול עסקה: החשיבות של תיאום ציפיות בתנאי אי-ודאות

בהתקשרויות בין עסקים, חוק הגנת הצרכן תשמ״א-1981 (המחייב בין השאר הצגת מדיניות ביטולים טרם ביצוע עסקה) אינו רלוונטי משום שהוא חל רק על צרכנים המוגדרים כמי ״שקונה נכס או מקבל שירות מעוסק במהלך עיסוקו לשימוש שעיקרו אישי, ביתי או משפחתי״. אבל גם אם החוק לא מחייב את הספקית להציג ביוזמתה את מדיניות הביטולים, אני ממליצה לך תמיד לדרוש לראות אותה לפני הסגירה.

תמיד יכול להתברר שספקית שנראית לך מושלמת לא באמת עומדת בציפיות, או ששירות שחשבת שהוא בדיוק מה שדרוש לך יתגלה כחסר ערך. כעסקים כולנו פועלים תמיד בתנאי אי ודאות - יש כל כך הרבה סיבות שעלולות להוביל לביטול עסקה, לפני או תוך כדי תחילת השירות, וכדי להגן על עצמך מבעוד מועד מפני עגמת נפש חשוב לבצע תיאום ציפיות מלא כדי למזער סיכונים והפסדים במקרה שמשהו ישתבש, ולהכנס לכל התקשרות ללא יוצאים מן הכלל רק אחרי שוידאת שיש תחנות יציאה, מתי, ובמה הן מותנות.

ספקית שאין לה מדינות ביטולים מסודרת היא נורת אזהרה לחוסר מקצועיות ואי הבנה של הדברים שעלולים להשתבש בדרך, ופותחת פתח לאי הבנות מצערות. לא היית רוצה לגלות רק אחרי שהעסקה יצאה לפועל שאין קשר בין מה שחשבת שניתן יהיה לקבל במקרה של ביטול עסקה ובין מה שהספקית מציעה בפועל.

לא כדאי לגלות שנכנסת לעסקה מחייבת ובור כלכלי רק כשכבר מאוחר מדי

הוייב הכללי: מה אומרת האינטואיציה שלך?

אני דוגלת בקבלת החלטות מבוססות נתונים בכל תחום, גם בבחירת ספקים בעסק שלך - אבל אחרי שאספנו מספיק נתונים על הספק, מכיון שבסופו של יום יש פה גם אינטראקציה אנושית, אפשר וחשוב לבדוק גם מה האינטואיציה אומרת. אינטואיציה שמבוססת רק על תחושות בטן ללא נתונים עשויה להטעות אותנו - אבל כשאנחנו בודקים מה תחושת הבטן שלנו אומרת אחרי שאספנו נתונים, יש לנו סיכוי הרבה יותר טוב להגיע להחלטה נכונה.

בעסק של אדם אחד יש חשיבות גדולה מאד לספקים שנעים וכיף לך לעבוד איתם - כאלה שישמח אותך לראות את המספר שלהם על הצג של הנייד שלך או בווטסאפ, והוא לא יגרום לך להתעצבן עוד לפני שהשיחה תתחיל. ספק ששואב ממך אנרגיות, ספקית שלא יודעת לקבל משוב ולהפיק לקחים מטעויות, ספק שהדיבור שלו לא נעים - כל אלה יכולים להיות אנשי מקצוע מעולים, אבל אין לך עודפי אנרגיה לבזבז על אינטראקציות אנושית שלא נעימות לך - זה אחד המשאבים הכי מוגבלים בעסק שלך.

אחרי שעשית וי על כל הנתונים הטכניים - המחיר, השירות, הזמינות ועוד - אני ממליצה, במיוחד (אבל לא רק) אם מדובר בבחירת ספק שמציע שירות מתמשך, לא להתפשר על הכיף בלעבוד עם אנשים שמשדרים על הגל שלך ונעים לך שהם חלק מהחיים שלך.

---

אם העסק שלך נותן שירותים לעסקים וזיהית פה דברים שצריך לשפר בהתנהלות שלך עצמך, אשמח שנדבר ונבדוק איך אני יכולה לעזור :)