מה זה ״תהליך אונבורדינג״?

עסקים חדשים שרוצים להתחיל לעבוד איתי עוברים קודם כל ״תהליך אונבורדינג״ בן שש פגישות. מה הרעיון מאחורי התהליך הזה, למה אין לי ״מוצר כניסה״ זול לעסקים שרוצים רק לגשש ולבדוק אם מתאים להם לעבוד איתי, כמו מפגש ייעוץ חד פעמי, ואיך בכל זאת אני יכולה לפתור לך את הדילמה האם להכנס לתהליך אונבורדינג למרות שאנחנו עדין לא מכירים?

הרעיון המצוין שנתן לי יועץ עסקי (אבל עבד רק בתיאוריה)

העסק הקודם שלי היה בתחום הריטייל - שיווק ומכירת מנשאים לתינוקות. בשנים הראשונות של העסק קיבלתי עיצה מיועץ עסקי שניסה לעזור לי להגדיל הכנסות באמצעות הגדלת שיעור הלקוחות החוזרים. הרעיון היה להציע הנחות חזקות על קנייה חוזרת. מאד חזקות. לא היה סיכוי שלקוחות יעמדו בפני הנחות כאלה חזקות. בתיאוריה, זה נשמע כמו רעיון שלא יכול להכשל.

אבל אחרי היעוץ, כשישבתי על המספרים, ראיתי שהרעיון אמנם מעולה בתיאוריה, אבל לא ישים במציאות של העסק שלי. מה שקרה היה פשוט: אותו יועץ עסקי חשב על המהלך מנקודת מבט שיווקית - אבל לא עצר לבדוק מה שיעור הרווח הגולמי שלי והאם הוא מאפשר רווחיות אחרי אותן הנחות. אם אותו יועץ היה מקדיש זמן לבחינה מדוקדקת של המספרים בעסק הוא היה רואה בעצמו את מה שאני גיליתי אחרי שהייעוץ הסתיים: הנחות כל כך חזקות ישאירו את העסק בלי רווח - כלומר, בלי חמצן.

ייעוץ עסקי חייב להתבסס על התמונה המלאה

אני בטוחה שגם לך קרה ששילמת עבור עצות עסקיות ואז גילית שהן לא ישימות. עם השנים הבנתי משהו: ייעוץ עסקי יכול להיות אפקטיבי רק כשהיועצת או היועץ רואים את התמונה המלאה. אחרת, העצות שלהם יכולות להיות טובות ונכונות בתיאוריה (אין שום ויכוח שהנחה מפנקת בקנייה הבאה תעודד לקוחות לחזור) אבל עלולות להיות לגמרי לא רלוונטיות במציאות שלך העסק שלך (חברה שמבוססת על משקיעים עם כיס עמוק, כמו טרמינל X, יכולה להרשות לעצמה להיות הפסדית; אבל עסק של אדם אחד חייב להיות רווחי).

כשעשיתי את הסוויץ׳ מיזמת ליועצת עסקית, החלטתי שאני לא הולכת לתת שום עיצה בלי להכיר את כל הפרטים של העסק - ממש כאילו זה היה העסק שלי.

לכן כשאני פוגשת עסק חדש, לפני שאני מתחילה לשלוף עצות מהשרוול, אני מתחילה מללמוד את התמונה המלאה: העסק, המספרים והנתונים, והאדם שמאחוריו. 

האנדגיים של ״תהליך אונבורדינג״: תמונת ראי של המידע שקיים רק בראש שלך 

כשאני מתחילה לעבוד עם עסק חדש, במשך 3-4 מפגשים לפחות אני רק שואלת שאלות. רוב בעלי העסקים שפגשתי מנהלים את העסק בראש שלהם: הם מחזיקים כמות עצומה של נתונים בראש, ומה שלא בראש שלהם - כמעט ולא קיים.

מה שקורה בפועל הוא שאני שואבת את המידע שקיים רק בתוך הראש שלך, ומעלה אותו על גבי קובץ משותף שהופך להיות מפת הדרכים של העסק. הקובץ משרטט את תמונת המצב העדכנית, לאן העסק רוצה להגיע ואיך תראה הדרך לשם.

כשהתהליך מסתיים יש לנו קובץ משותף שהוא תמונת ראי של כל המידע שהחזקת עד אז בראש, בתוספת נתונים ומספרים שאני מוסיפה לפי הצורך כדי לקבל את אותה תמונה מלאה שאני רוצה לראות. מפה אפשר להתחיל לעבוד.

מבנה של תהליך אונבורדינג

בגדול מה שנעשה במסגרת אונבורדינג יהיה להדליק אור ולהסתכל ביחד על כל הפינות הכי חשוכות בעסק, שלא נגעת בהן שנים, כמו תהליכים ידניים מסורבלים או מאגרי נתונים שמעולם לא עצרת לנתח. ביחד, נזהה מקומות שיש בהם דליפת משאבים; נבין מה אפשר להוציא לאאוטסורסינג; איפה אפשר להעזר ב-AI; ולא פחות חשוב, מה עובד וכדאי לא לגעת בו. נמפה את כל הרעיונות והמחשבות שלך, נגדיר סדר עדיפויות, ולבסוף נתרגם את כל זה לתכנית עבודה. 

התהליך מתמקד בארבעה נושאים מרכזיים:

1. הסיפור של העסק

בפגישה הראשונה (שאותה אגב אני מעדיפה לקיים פנים אל פנים, ככל וזה מתאפשר גיאוגרפית) ארצה קודם כל לשמוע את הסיפור של העסק שלך. למה בכלל פתחת אותו; מאיפה הגיע הדרייב; מה עשית לפני כן; איך העסק התפתח; איפה הוא נמצא היום; מה עובד מבחינתך, ומה לא; וכמובן מה המחשבות והתכניות לעתיד, הפיתוחים שמתבשלים בראש שלך ואין לך מושג מאיזה מהם להתחיל אם בכלל, ההתלבטויות, והאתגרים שעדיין לא הצלחת לפצח.

יש לי וידוי: אני ממש אוהבת לשמוע סיפורי עסקים. למעשה, אני יועצת עסקית בין השאר כדי שיהיה לי תירוץ לשמוע כמה שיותר סיפורים כאלה, וכמה שהם יותר ארוכים ומפורטים, זה יותר מענין.

אני תמיד מתחילה מהסיפור של העסק כי בין השורות אני צריכה להבין מה באמת חשוב לך. רובינו, בעלי עסקים של אדם אחד, לא הקמנו עסק רק כדי להרוויח כסף. הכסף חשוב, אל תתבלבלו; אבל לכל בעל או בעלת עסק יש משהו אחר שעוד יותר חשוב להם, והמטרה שלי היא להבין מה זה. מפה נגיע להגדרת החזון העסקי, כלומר מטרת העל שהעסק שלך שואף להשיג, ומהווה את ״כוכב הצפון״ בעסק שלך — כלי לקבלת החלטות וקביעת סדרי עדיפויות.

המיפוי של סולם הערכים וסדרי העדיפויות האישיים הכרחי גם כדי לדעת איזה עצות פשוט לא רלוונטיות עבורך. לדוגמה, אם הקמת עסק עצמאי כדי להיות בבית כל יום בצהריים ולקבל את הילדים מבי״ס, אין טעם שאמליץ לך לקבל לקוחות בשעות האלה, גם אם זה סופר משתלם מבחינה עסקית, כי אם זה דורך על ציפור הנפש שלך - מה עשינו בזה?

המפגש הראשון עוזר לי לשרטט את גבולות הגזרה העסקיים שלך; במפגשים הבאים אני מתחילה להתקדם עמוק יותר פנימה.

2. תמהיל מוצרים ו/או שירותים

במפגש השני נתחיל לצלול לתוך תמהיל המוצרים או השירותים בעסק שלך. בדרך כלל אפשר לחלק את המוצרים או השירותים לשלוש קבוצות:

• מוצרים או שירותים קיימים שמייצרים לך הכנסה; שם בדרך כלל נבדוק איך ומה צריך ליעל: איך נגדיל הכנסות, נצמצם הוצאות, או נגדיל קהל לקוחות.

• מוצרים או שירותים קיימים שעדיין לא מייצרים הכנסה (למשל סדנה חדשה שתכננת לפרטי פרטים אבל עוד לא התחלת לשווק); שם נבדוק מה נדרש כדי להתניע אותם, ואיך הם ישפיעו על תמונת ההכנסות וההוצאות, והכי חשוב - האם הם יצטרכו לבוא על חשבון משהו אחר?

• רעיונות למוצרים או שירותים שעדיין לא קיימים; שם נדרשת עבודה של תעדוף: עם מה להתקדם, מה לגנוז ומה להניח בצד לטיפול בעתיד.

  
  

במפגש הזה אנחנו מתחילים לדבר על מספרים (כמו עלויות, משאבים, שעות עבודה, שיעור תפוסה או שיעור מכלל ההכנסות) ועל תהליכים (תהליך ייצור, תהליך אספקה, תהליך קליטת לקוחה חדשה או תהליך שירות אחרי הקניה).

בשלב הזה יתחילו לצוף נתונים ראשונים לגבי צווארי הבקבוק ותקרות הזכוכית בעסק שלך; שעות העבודה שחסרות לך כדי להכניס לקוחות חדשים, התהליכים הידניים שמעכבים את העבודה, והאילוצים שמונעים ממך להגדיל הכנסות.

כל אלה הם בעצם האתגרים שצריך לפצח; אבל כדי לעשות את זה קריטי להקדיש כמה זמן שצריך כדי להבין אותם ממש, ממש לעומק.

תמונת אילוסטרציה: שלב מיפוי מוצרים ושירותים בתהליך אונבורדינג

לעתים קרובות יצופו בשלב הזה גם פערי הידע הראשונים; למשל, משך הזמן שלוקח לך (אבל באמת) לבנות ללקוח את דף הנחיתה - כולל הפינג פונג של התיקונים והעיכובים במשלוח החומרים; או מספר הלקוחות החוזרים שלך בשנה האחרונה והשיעור שלהם מכלל הלקוחות. בדרך כלל זה השלב שבו אני מתחילה לתת שיעורי בית ושולחת אותך לאתר נתונים, או להתחיל לאסוף אותם, אם הם לא קיימים.

3. המספרים של העסק

במפגש השלישי (או הרביעי, תלוי כמה עמוק חפרנו בשלב הקודם) נתחיל להסתכל למספרים של העסק בלבן של העין. במפגש הזה נסתכל ביחד על המסמכים שהרו״ח כל הזמן שולח לך אבל לא טרחת אף פעם לפתוח: דו״חות רווח והפסד (של כמה שנים אחורה), כרטסת הוצאות, תנועות עו״ש, ואם יש הלוואות או השקעות גם מסמכים שקשורים אליהן.

זה השלב שבו אנחנו מגלים את הפער בין מה שחשבת שקורה בעסק מבחינת הכנסות ורווחיות, ומה שקורה בפועל.

להסתכל על המספרים כמו שהם בלי הסחות דעת זה קשוח מאד. זה השלב שבו אני שומעת המון האשמה עצמית על המשכורת הנמוכה או על הביצועים העסקיים הגרועים. אבל זה גם השלב שבו האסימונים מתחילים לרדת, ומתחיל להתבהר לך הקשר בין הסירוב שלך להעלות מחירים (כי חשוב לך שהמחיר יהיה ״הוגן״) לבין המינוס התמידי בחשבון הבנק שלך.

אין הרבה עצות עסקיות שנכונות בעיני לכל עסק, אבל שליטה מלאה במספרים - הידיעה בדיוק כמה העסק מכניס וכמה הוא מוציא בכל רגע נתון ואיך נראית לא רק תמונת ההכנסות וההוצאות העבר אלא גם התחזית העתידית, זו עיצה שנכונה תמיד ולכולם - ולשם אנחנו חותרים.

4. אסטרטגייה שיווקית

בשלב האחרון של התהליך נתחיל לדבר על השיווק שלך, כלומר הפעולות שהעסק מבצע כדי להביא לקוחות לכדי רכישת המוצרים או השירותים. בשלב הזה:

• נמפה את ערוצי השיווק הקיימים, ונבדוק מה אפשר לשפר בהם;

• נחשב את תקציב השיווק הריאלי שלך;

• נגדיר ערוצי שיווק נוספים שכדאי לפתח, בהתאם למגבלות התקציב.

חשוב: יש הבדל מהותי בין ייעוץ עסקי לבין ייעוץ שיווקי. לעתים קרובות יש בלבול בין שני התהליכים האלה, וציפיה שיועצת עסקית תדע גם לבצע עבורך את השיווק, או שאיש שיווק ידע  לחשב את תקציב השיווק הנכון לעסק שלך. למעשה, מדובר בשני מקצועות שונים; יועץ עסקי הוא לא בהכרח יועץ שיווק, ולהפך.

החלק של בניית תכנית שיווק במסגרת תהליך אונבורדינג כולל המלצות והכוונה לערוצי השיווק הרלוונטיים, כדי שיהיה לך ברור איזה פעולות עליך לעשות ובאיזה אנשי מקצוע עליך להעזר. אני לא לוקחת חלק בביצוע מהלכי השיווק עצמם (כמו הקמת קמפיינים או כתיבת קופי); אבל תהיה לך אפשרות להעזר בי במסגרת ליווי עסקי מתמשך כדי:

• להחליט האם להוציא את השיווק, או חלקים ממנו, לאאוטסורסינג, ואם כן מה בדיוק?

• למפות את הספקים הדרושים (מעצבת גרפית? בונה אתרים? קמפניירית? מנהל סושיאל? כותבת תוכן?)

• להשוות ביחד הצעות מחיר (ולזהות נורות אדומות של ספקים לא אמינים או שרלטנים)

• לתת לך הערות על התוצרים שקיבלת (כמו דף נחיתה או סקיצות של לוגו) ולעזור לך לדייק את התהליך מול הספק

• וכמובן, לוודא שכל מהלכי השיווק שלך נשארים במסגרת התקציב שהגדרנו.

  
  

בסוף תהליך האונבורדינג תהיה לך תכנית עבודה

בסוף התהליך אני מכינה לך תכנית עבודה, בפורמט של קובץ דיגיטלי דינמי (כלומר, כזה שאפשר להמשיך ולעדכן אותו) בפלטפורמה שיתופית כמו Google Sheet או Canva. תכנית העבודה בנויה במטרה לאפשר לך לקום בבוקר יום אחרי שנסיים את התהליך, ולהתחיל ליישם.

אני זמינה להמשיך ללוות אותך, אבל המטרה היא לאפשר לך להתקדם בכוחות עצמך.

מה כלול בתכנית העבודה?

• תמצית של תכנית עסקית: המצב הקיים מול המצב הרצוי, ויעדים (כמותיים ומדידים) לשנה הקרובה

• חזון עסקי וערכי ליבה: למה הקמת את העסק, ומהי מטרת העל שלו?

• מיפוי קהל, בידול והצעת ערך: מי הקהל שלך, מה הוא צריך, כיצד השירותים או המוצרים שלך עונים על הצורך ומה מייחד אותך לעומת התחרות?

• מיפוי שוק וניתוח SWOT: מהלכי ומסרי השיווק המתאימים למינוף יתרונות והזדמנויות, ומזעור חסרונות ואיומים;

• רשימת מוצרים ושירותים: חישוב עלויות, רווח גולמי ושעות עבודה של מוצרים קיימים ומוצרים שמומלץ להוסיף בשנה הקרובה;

• המלצות תמחור: למוצרים קיימים, בנדלים ומוצרים חדשים;

• אסטרטגייה ותקציב שיווק: כיצד ניתן למקסם את אפיקי השיווק הקיימים, ואלו אפיקים חדשים כדאי לפתח;

• תחזית מכירות וסימולציה של דו״ח רווח והפסד לשנה הקרובה;

• כלי תכנון מותאמים אישית: גאנטים/מחשבוני תמחור/מפות חשיבה שאני יוצרת ספציפית עבורך בהתאם לצרכים שלך.

  
  

תכנית לחוד ומציאות לחוד?...

המטרה שלי היא לייצר עבורך תכנית עבודה ריאלית, שמבוססת מראש על הבנה של האילוצים והמגבלות שלך, עם יעדים שמותאמים אליהם. הקובץ שאני יוצרת עבורך נועד לשמש ככלי עבודה ומפת דרכים לניהול שוטף של העסק.

אפשר (רצוי!!) לעדכן בקובץ ביצועים בפועל ולעקוב אחרי התאמה בין התכנית לבין הביצועים.

...אבל האתגר הגדול ביותר בניהול עסק הוא לא לבנות תכנית עבודה, אלא להצליח ליישם אותה.

כדי ליישם תכנית עבודה, צריך להתחיל להגדיר ביומן שלך זמנים שמיועדים לניהול: זמן חודשי קבוע שבו עוצרים להסתכל על הביצועים בחודש שחלף, מזינים אותם לתכנית, משווים עם התחזית, בודקים איפה יש פערים בינה לבין הביצועים, מתקנים את התחזית, ומחליטים מה צריך לעשות כדי לשפר ביצועים.

תכנית עבודה היא לא משהו שחקוק בסלע: כל חודש צריך לתקן, לדייק, לעדכן לוחות זמנים ולשפר מחדש את התחזית. רובינו נוטים ליפול לאופטימיות יתר ולתכנן תחזיות ורודות מדי (בואו, לא היינו יכולים להתמודד עם אי הודאות בניהול עסק אם לא היינו אופטימיים בטירוף).

כשאני יוצרת תכנית עבודה אני משתדלת בכוונה להיות כמה שיותר פסימית, ועדיין תמיד מתברר שהתכנית אופטימית מדי. לכן התכנית היא רק בסיס לשינויים - אבל גם אם היא לא מתגשמת מילה במילה כמו שתכננו, היא שם כדי לתת לך כיוון, וכדי לעזור לך לראות כל הזמן את התמונה המלאה - איפה העסק היה, איפה הוא נמצא היום, וכמה הוא עדיין רחוק מהמצב הרצוי.

היית רוצה לעבוד איתי, אבל גדול עליך להתחייב לכל התהליך?

ההתלבטות שלך מובנת לגמרי, ואני בהחלט ממליצה לא למהר לקבל שום החלטה שכרוכה בהוצאה של אלפי שקלים - גם אם מדובר בתהליך האונבורדינג שלי :)

כדי להקל עליך את ההתלבטות, אפשר לקיים את הפגישה הראשונה ללא התחייבות — ורק אחריה להחליט אם להתקדם. אחרי הפגישה יש לך אפשרות לבחור האם לשלם עבור התהליך ולצאת בסוף עם תכנית עבודה, או להיפרד בטוב. 

חשוב לי להבהיר: אחרי הפגישה הראשונה לא יהיה לך ביד תוצר שימושי. יתכן מאד שכבר בפגישה הראשונה נעלה ביחד על תובנות משמעותיות - אבל בלי התהליך המלא וחפירות העומק שלי בנתונים של העסק שלך, אלו יהיו תובנות גולמיות שאי אפשר לתרגם לפעולות, יעדים ועשייה בשטח. זו הסיבה שאני מציעה שירות של מפגש פיצוח עסקי רק לעסקים שעברו את תהליך המיפוי, ואני מכירה את הפעילות שלהם מספיק כדי שאוכל להציע ערך במסגרת פגישה בודדת.

רוצה להתיעץ אם מתאים לך להתחיל תהליך אונבורדינג? בשמחה! אני זמינה בווטסאפ או לשיחה במספר 073-3745992. הכי טוב שנדבר!