איך נראה תהליך ליווי עסקי?

מה זה בכלל ליווי עסקי? מה הרעיון מאחורי התהליך הזה, ולמה לדעתי זה גיים צ׳ינג׳ר במיוחד עבור עסקים של אדם אחד?

הרעיון המצוין (שעבד רק בתיאוריה)

העסק הקודם שלי היה בתחום הריטייל - שיווק ומכירת מנשאים לתינוקות. בשנים הראשונות של העסק קיבלתי עיצה מיועץ עסקי שניסה לעזור לי להגדיל הכנסות באמצעות הגדלת שיעור הלקוחות החוזרים. הרעיון היה להציע הנחות חזקות על קנייה חוזרת. מאד חזקות. לא היה סיכוי שלקוחות יעמדו בפני הנחות כאלה חזקות. בתיאוריה, זה נשמע כמו רעיון שלא יכול להכשל.

אבל אחרי היעוץ, כשישבתי על המספרים, ראיתי שהרעיון אמנם מעולה בתיאוריה, אבל לא ישים במציאות של העסק שלי. מה שקרה היה פשוט: אותו יועץ עסקי חשב על המהלך מנקודת מבט שיווקית - אבל לא עצר לבדוק מה שיעור הרווח הגולמי שלי והאם הוא מאפשר רווחיות אחרי אותן הנחות. אם אותו יועץ היה מקדיש זמן לבחינה מדוקדקת של המספרים בעסק הוא היה רואה בעצמו את מה שאני גיליתי אחרי שהייעוץ הסתיים: הנחות כל כך חזקות ישאירו את העסק בלי רווח - כלומר, בלי חמצן.

ליווי עסקי חייב להתבסס על ראייה של התמונה המלאה

אני בטוחה שגם לך קרה ששילמת עבור עצות עסקיות ואז גילית שהן לא ישימות. עם השנים הבנתי משהו: ייעוץ עסקי יכול להיות אפקטיבי רק כשהיועצת או היועץ רואים את התמונה המלאה, ולא מסתכלים רק על אספקט צר אחד של העסק. אין שום ויכוח שהנחה מפנקת בקנייה הבאה תעודד לקוחות לחזור, אבל זה פשוט לא רלוונטי אם ההנחה הזאת תייצר לך הפסד בכל מכירה במקום רווח - וזה בדיוק מה שקורה אצל הרבה עסקים שמוכרים בטירוף ולא מצליחים להבין למה הם תמיד במינוס.

כשעשיתי את הסוויץ׳ מיזמת ליועצת עסקית, החלטתי שאני לא הולכת לתת שום עיצה בלי להכיר את כל הפרטים של העסק - ממש כאילו זה היה העסק שלי.

כשאני פוגשת עסק חדש, לפני שאני מתחילה לשלוף עצות מהשרוול, אני מתחילה מללמוד את התמונה המלאה: העסק, המספרים והנתונים, והאדם שמאחוריו. ולכן אני לא מאמינה בקונספט של פגישת ייעוץ עסקי חד פעמית, כי רק ליווי שמתמשך על פני תקופה יכול לאפשר למי שמייעץ לך להבין באמת לעומק ולפרטי פרטים את הד.נ.א של העסק שלך.

האנדגיים של ליווי עסקי: ניהול העסק צריך להפסיק להתקיים רק בתוך הראש שלך 

כשאני מתחילה לעבוד עם עסק חדש, במשך 3-4 מפגשים לפחות אני רק שואלת שאלות. רוב בעלי העסקים שפגשתי מנהלים את העסק בראש שלהם: הם מחזיקים כמות עצומה של נתונים בראש, ומה שלא בראש שלהם - כמעט ולא קיים. בעסק של אדם אחד המשמעות היא שאין לך תכלס עם מי להתיעץ, כי אף אחד לא באמת מבין את העסק שלך ואת מערכת האילוצים הייחודית שבה העסק פועל - ולכן מלווה עסקית שחולקת אתך את הידע הזה ומלווה אותך לאורך זמן היא לא פחות מגיים צ׳יינג׳ר.

בתהליך ליווי עסקי אני הופכת את הידע העסקי שלך לקובץ עבודה משותף שהופך להיות מפת הדרכים של העסק. הקובץ משרטט את תמונת המצב העדכנית, לאן העסק רוצה להגיע ואיך תראה הדרך לשם.

כשהתהליך מסתיים יש לנו קובץ משותף שהוא תמונת ראי של כל המידע שהחזקת עד אז בראש, בתוספת נתונים ומספרים שאני מוסיפה לפי הצורך כדי לקבל את אותה תמונה מלאה שאני רוצה לראות. מפה אפשר להתחיל לעבוד.

מבנה של תהליך ליווי עסקי

בגדול מה שנעשה בתהליך הזה יהיה להדליק אור ולהסתכל ביחד על כל הפינות הכי חשוכות בעסק, שלא נגעת בהן שנים, כמו תהליכים ידניים מסורבלים או מאגרי נתונים שמעולם לא עצרת לנתח. ביחד, נזהה מקומות שיש בהם דליפת משאבים; נבין מה אפשר להוציא לאאוטסורסינג; איפה אפשר להעזר ב-AI; ולא פחות חשוב, מה עובד וכדאי לא לגעת בו. נמפה את כל הרעיונות והמחשבות שלך, נגדיר סדר עדיפויות, ולבסוף נתרגם את כל זה לתכנית עבודה. 

יש ארבעה נושאים מרכזיים שאני לומדת לעומק כשאני פוגשת עסק חדש:

1. הסיפור של העסק

כשהקמתי עסק של מנשאים לתינוקות עם פעוט קטן משלי בבית הייתי מכורה לסיפורי לידה. היום מה שעושה לי את זה זה סיפורי לידה של עסקים. בפגישה הראשונה (שאותה אגב אני מעדיפה לקיים פנים אל פנים, ככל וזה מתאפשר) אני קודם כל רוצה לשמוע את הסיפור של העסק. למה בכלל פתחת אותו; מאיפה הגיע הדרייב; מה עשית לפני כן; איך העסק התפתח; איפה הוא נמצא היום; מה עובד מבחינתך, ומה לא; וכמובן מה המחשבות והתכניות לעתיד, הפיתוחים שמתבשלים בראש שלך ואין לך מושג מאיזה מהם להתחיל אם בכלל, ההתלבטויות, והאתגרים שעדיין לא הצלחת לפצח.

בין השורות אני לומדת מהסיפור הזה המון גם עליך בתור בן אדם. אני לומדת מה באמת חשוב לך, מה הערכים שלך, ולמה העסק בכלל קיים. כל עסק קיים כדי להרוויח כסף וזה מובן מאליו - אבל אני לא מכירה אף עסק של אדם אחד שקיים רק בגלל הכסף. תמיד יש שם תשוקה למשהו, והמטרה שלי היא להבין מה זה. מפה נגיע להגדרת החזון העסקי - ״כוכב הצפון״ בעסק שלך — והוא יהיה הקריטריון המרכזי שלנו בכל צומת של קבלת החלטות וקביעת סדרי עדיפויות שנגיע אליהם תוך כדי התהליך.

המיפוי של סולם הערכים וסדרי העדיפויות האישיים הכרחי גם כדי לדעת איזה עצות פשוט לא רלוונטיות עבורך. לדוגמה, אם הקמת עסק עצמאי כדי להיות בבית כל יום בצהריים ולקבל את הילדים מבי״ס, אין טעם שאמליץ לך לקבל לקוחות בשעות האלה, גם אם זה סופר משתלם מבחינה עסקית, כי אם זה דורך על ציפור הנפש שלך - מה עשינו בזה?

המפגש הראשון עוזר לי לשרטט את גבולות הגזרה העסקיים שלך; במפגשים הבאים אני מתחילה להתקדם עמוק יותר פנימה.

2. תמהיל מוצרים ו/או שירותים

במפגש השני נתחיל לצלול לתוך תמהיל המוצרים או השירותים בעסק שלך. בדרך כלל אפשר לחלק את המוצרים או השירותים לשלוש קבוצות:

• מוצרים או שירותים קיימים שמייצרים לך הכנסה; שם בדרך כלל נבדוק איך ומה צריך ליעל: איך נגדיל הכנסות, נצמצם הוצאות, או נגדיל קהל לקוחות.

• מוצרים או שירותים קיימים שעדיין לא מייצרים הכנסה (למשל סדנה חדשה שתכננת לפרטי פרטים אבל עוד לא התחלת לשווק); שם נבדוק מה נדרש כדי להתניע אותם, ואיך הם ישפיעו על תמונת ההכנסות וההוצאות, והכי חשוב - האם הם יצטרכו לבוא על חשבון משהו אחר?

• רעיונות למוצרים או שירותים שעדיין לא קיימים; שם נדרשת עבודה של תעדוף: עם מה להתקדם, מה לגנוז ומה להניח בצד לטיפול בעתיד.

  
  

במפגש הזה אנחנו מתחילים לדבר על מספרים (כמו עלויות, משאבים, שעות עבודה, שיעור תפוסה או שיעור מכלל ההכנסות) ועל תהליכים (תהליך ייצור, תהליך אספקה, תהליך קליטת לקוחה חדשה או תהליך שירות אחרי הקניה).

בשלב הזה יתחילו לצוף נתונים ראשונים לגבי צווארי הבקבוק ותקרות הזכוכית בעסק שלך; שעות העבודה שחסרות לך כדי להכניס לקוחות חדשים, התהליכים הידניים שמעכבים את העבודה, והאילוצים שמונעים ממך להגדיל הכנסות.

כל אלה הם בעצם האתגרים שצריך לפצח; אבל כדי לעשות את זה קריטי להקדיש כמה זמן שצריך כדי להבין אותם ממש, ממש לעומק.

תמונת אילוסטרציה: שלב מיפוי מוצרים ושירותים בתהליך ליווי עסקי

לעתים קרובות יצופו בשלב הזה גם פערי הידע הראשונים; למשל, משך הזמן שלוקח לך (אבל באמת) לבנות ללקוח את דף הנחיתה - כולל הפינג פונג של התיקונים והעיכובים במשלוח החומרים; או מספר הלקוחות החוזרים שלך בשנה האחרונה והשיעור שלהם מכלל הלקוחות. בדרך כלל זה השלב שבו אני מתחילה לתת שיעורי בית ושולחת אותך לאתר נתונים, או להתחיל לאסוף אותם, אם הם לא קיימים.

3. המספרים של העסק

במפגש השלישי (או הרביעי, תלוי כמה עמוק חפרנו בשלב הקודם) נתחיל להסתכל למספרים של העסק בלבן של העין. במפגש הזה נסתכל ביחד על המסמכים שהרו״ח כל הזמן שולח לך אבל לא טרחת אף פעם לפתוח: דו״חות רווח והפסד (של כמה שנים אחורה), כרטסת הוצאות, תנועות עו״ש, ואם יש הלוואות או השקעות גם מסמכים שקשורים אליהן.

זה השלב שבו אנחנו מגלים את הפער בין מה שחשבת שקורה בעסק מבחינת הכנסות ורווחיות, ומה שקורה בפועל.

להסתכל על המספרים כמו שהם בלי הסחות דעת זה קשוח מאד. זה השלב שבו אני שומעת המון האשמה עצמית על המשכורת הנמוכה או על הביצועים העסקיים הגרועים. אבל זה גם השלב שבו האסימונים מתחילים לרדת, ומתחיל להתבהר לך הקשר בין הסירוב שלך להעלות מחירים (כי חשוב לך שהמחיר יהיה ״הוגן״) לבין המינוס התמידי בחשבון הבנק שלך.

אין הרבה עצות עסקיות שנכונות בעיני לכל עסק, אבל שליטה מלאה במספרים - הידיעה בדיוק כמה העסק מכניס וכמה הוא מוציא בכל רגע נתון ואיך נראית לא רק תמונת ההכנסות וההוצאות העבר אלא גם התחזית העתידית, זו עיצה שנכונה תמיד ולכולם - ולשם אנחנו חותרים.

4. אסטרטגיה שיווקית

בשלב האחרון של התהליך נתחיל לדבר על השיווק שלך, כלומר הפעולות שהעסק מבצע כדי להביא לקוחות לכדי רכישת המוצרים או השירותים. בשלב הזה:

• נמפה את ערוצי השיווק הקיימים, ונבדוק מה אפשר לשפר בהם;

• נחשב את תקציב השיווק הריאלי שלך;

• נגדיר ערוצי שיווק נוספים שכדאי לפתח, בהתאם למגבלות התקציב.

חשוב: יש הבדל מהותי בין ייעוץ/ליווי עסקי לבין ייעוץ שיווקי. לעתים קרובות יש בלבול בין שני התהליכים האלה, וציפיה שיועצת עסקית תדע גם לבצע עבורך את השיווק, או שאיש שיווק ידע  לחשב את תקציב השיווק הנכון לעסק שלך. למעשה, מדובר בשני מקצועות שונים; יועץ עסקי הוא לא בהכרח יועץ שיווק, ולהפך.

החלק של בניית תכנית שיווק במסגרת תהליך ליווי עסקי כולל בגדרת תקציב שיווק (במסגרת בניית תחזית הוצאות והכנסות) והכוונה לערוצי השיווק הרלוונטיים בהתאם לקהל היעד וליעדי השיווק שלך. אני לא לוקחת חלק בביצוע מהלכי השיווק עצמם (כמו הקמת קמפיינים או כתיבת קופי); אבל כן אפשר להעזר בי כדי:

• להחליט האם להוציא את השיווק, או חלקים ממנו, לאאוטסורסינג, ואם כן מה בדיוק?

• למפות את הספקים הדרושים (מעצבת גרפית? בונה אתרים? קמפניירית? מנהל סושיאל? כותבת תוכן?)

• להשוות ביחד הצעות מחיר (ולזהות נורות אדומות של ספקים לא אמינים או שרלטנים)

• לתת לך הערות על התוצרים שקיבלת (כמו דף נחיתה או סקיצות של לוגו) ולעזור לך לדייק את התהליך מול הספק

• וכמובן, לוודא שכל מהלכי השיווק שלך נשארים במסגרת התקציב שהגדרנו.

  
  

כחלק מתהליך ליווי עסקי אני יוצרת לך תכנית עבודה

תשכחו ממסמכי וורד שקוראים פעם אחת וקוברים לנצח באיזו תיקיה. תכנית העבודה שאני יוצרת מגיעה בפורמט של קובץ Google Sheet. כל המספרים של העסק נכנסים לטבלאות מסודרות: נוסחאות מחשבות לך את כל הנתונים הקריטיים שחייבים לשלוט בהם, כמו למשל כמה העסק שלך באמת מרוויח אחרי כל ההוצאות, או איזה שירות או מוצר הוא הרווחי ביותר (וזה לא תמיד היקר ביותר). נוסחאות מחשבות לך גם את המחיר האופטימלי לפי יעדי הרווחיות שהגדרת ולפי רשימת ההוצאות שמיפינו, עוזרות לך להבין שהגיע הזמן להעלות מחירים, ולפעמים מוכיחות שלך שהעסק שלך מפסיד כסף על כל מכירה. לאורך כל התהליך, לפני כל החלטה נעשה סימולציה ונבדוק איך כל שינוי שנעשה ישפיע על תמונת ההכנסות והרווחים.

ככל שהתהליך מתקדם נוספים לקובץ עוד ועוד טאבים - טבלת שירותים ומוצרים, מחשבוני תמחור, גאנטים, תכנית שיווק, סימולציה של רווח והפסד, וכל מרכיב אחר שרלוונטי ונכון לעסק שלך - והכל מתעדכן כל הזמן בהתאם לשינויים שהעסק עובר.

הנה כמה נושאים שיופיעו כמעט בכל תכנית עבודה

• תמצית של תכנית עסקית: המצב הקיים מול המצב הרצוי, ויעדים (כמותיים ומדידים) לשנה הקרובה

• חזון עסקי וערכי ליבה: למה הקמת את העסק, ומהי מטרת העל שלו?

• מיפוי קהל, בידול והצעת ערך: מי הקהל שלך, מה הוא צריך, כיצד השירותים או המוצרים שלך עונים על הצורך ומה מייחד אותך לעומת התחרות?

• מיפוי שוק וניתוח SWOT: מהלכי ומסרי השיווק המתאימים למינוף יתרונות והזדמנויות, ומזעור חסרונות ואיומים;

• רשימת מוצרים ושירותים: חישוב עלויות, רווח גולמי ושעות עבודה של מוצרים קיימים ומוצרים שמומלץ להוסיף בשנה הקרובה;

• המלצות תמחור: למוצרים קיימים, בנדלים ומוצרים חדשים;

• אסטרטגייה ותקציב שיווק: כיצד ניתן למקסם את אפיקי השיווק הקיימים, ואלו אפיקים חדשים כדאי לפתח;

• תחזית מכירות וסימולציה של דו״ח רווח והפסד לשנה הקרובה;

• כלי תכנון מותאמים אישית: גאנטים/מחשבוני תמחור/מפות חשיבה שאני יוצרת ספציפית עבורך בהתאם לצרכים שלך.

אני לא עובדת עם טמפלטים: לכל עסק אני יוצרת את הקובץ האישי שלו שמאורגן באופן שמתאים לאותו עסק.

תכנית לחוד ומציאות לחוד?...

האתגר הגדול ביותר בניהול עסק הוא לא לבנות תכנית עבודה, אלא להצליח ליישם אותה.

תכנית עבודה היא לא משהו שחקוק בסלע: כל חודש צריך לתקן, לדייק, לעדכן לוחות זמנים ולשפר מחדש את התחזית. רובינו נוטים ליפול לאופטימיות יתר ולתכנן תחזיות ורודות מדי (בואו, לא היינו יכולים להתמודד עם אי הודאות בניהול עסק אם לא היינו אופטימיים בטירוף).

כשאני יוצרת תכנית עבודה אני משתדלת בכוונה להיות כמה שיותר פסימית, ועדיין תמיד מתברר שהתכנית אופטימית מדי. לכן התכנית היא רק בסיס לשינויים - אבל גם אם היא לא מתגשמת מילה במילה כמו שתכננו, היא שם כדי לתת לך כיוון, וכדי לעזור לך לראות כל הזמן את התמונה המלאה - איפה העסק היה, איפה הוא נמצא היום, וכמה הוא עדיין רחוק מהמצב הרצוי.

הסוד לתכנית עבודה שלא נשארת על הנייר (או המסך) אלא גם מיושמת בשטח הוא לעצור אחת לתקופה את העבודה השוטפת ולשריין ביומן זמן לניהול: זמן שבו עוצרים להסתכל על הביצועים בתקופה שחלפה, מזינים אותם לתכנית, משווים עם התחזית, בודקים איפה יש פערים בינה לבין הביצועים, מתקנים את התחזית, ומחליטים מה צריך לעשות כדי לשפר ביצועים. וזה בדיוק מה שליווי עסקי מאפשר לך: הפגישה שקבענו ביומן היא הזמן שבו אין לך ברירה אלא לעצור, להסתכל, להפיק לקחים ולצאת לדרך מחדש עם מיקוד ודרייב.

רוצה להתיעץ אם מתאים לך להתחיל תהליך ליווי עסקי? בשמחה! אני זמינה בווטסאפ או לשיחה במספר 073-3745992. הכי טוב שנדבר!